Персональные данные работников: 152-ФЗ, локализация и сроки хранения
Кадровые данные — это персональные данные, и к ним применяется общий режим 152-ФЗ: локализация, минимизация, ограничение срока обработки и документированное уничтожение. При этом кадровые документы имеют собственные, довольно длинные сроки хранения, и «уничтожить через 30 дней» к личному делу неприменимо.
Три правила, из которых следует всё остальное
- Локализация. Персональные данные граждан России нельзя записывать, систематизировать, накапливать, хранить, уточнять и извлекать с использованием баз данных, находящихся за пределами Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). Требование действует с 1 июля 2025 года в усиленной формулировке.
- Соответствие целям. Обрабатываются только те данные, которые отвечают целям обработки; хранение не должно длиться дольше, чем этого требуют цели (ст. 5 152-ФЗ). Отдельный «специальный» срок хранения кадровых документов не отменяет этого принципа: по достижении целей обработки данные, не являющиеся кадровыми документами, подлежат удалению или обезличиванию.
- Документирование. Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок не более 30 дней с даты отзыва согласия и зафиксировать факт уничтожения. Исключение — случаи, когда обработка необходима для защиты прав и законных интересов оператора или требуется федеральным законом.
Что означает локализация на практике
Ключевое слово — первичность. Закон запрещает использовать зарубежную базу как основную, в которую данные попадают изначально и поддерживаются в актуальном состоянии. Копия, выгружаемая за рубеж из российской базы, допустима — при этом передача за границу регулируется отдельно (ст. 12 152-ФЗ, уведомление Роскомнадзора).
| Схема хранения | Соответствует требованию |
|---|---|
| Только сервер в России | Да |
| Российский облачный провайдер | Да, при наличии договора и условий поручения на обработку |
| Россия — основная база, зарубеж — копия | Да, с соблюдением ст. 12 |
| Зарубеж — основная база, Россия — реплика только для чтения | Нет: запись и актуализация идут в зарубежной базе |
| Только зарубежный сервер | Нет |
Практическое следствие для кадровой службы: облачная ATS, CRM или внешний рекрутинговый сервис, в котором первичным хранилищем резюме и анкет служит зарубежная платформа, требует либо переноса данных в российский контур, либо заключения договора поручения с российским оператором.
Согласия и их отзыв
Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно по целям (ст. 9 152-ФЗ). Отзыв согласия оформляется в письменной форме или через личный кабинет, если такой предусмотрен; при отзыве оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в течение 30 дней, а также уведомить операторов, которым данные были переданы.
Срок хранения самого согласия — доказательство законности обработки, поэтому он не совпадает со сроком хранения кадровых документов: согласия хранят 3 года после истечения срока действия или отзыва.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки установлены перечнем документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и различаются по типам документов и по времени окончания делопроизводства (для личных дел — 01.01.2003):
| Документы | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 50 лет (после 01.01.2003) или 75 лет (до 01.01.2003) |
| Личные карточки (Т-2), лицевые счета | 50 / 75 лет |
| Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение) | 50 / 75 лет |
| Ведомости на выдачу заработной платы | 50 / 75 лет |
| Электронные трудовые книжки | 75 лет |
| Приказы о предоставлении отпусков и командировок | 5 лет |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| Графики отпусков | 3 года |
| Документы по охране труда, по воинскому учёту | 5 лет |
| Штатное расписание | Постоянно |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва |
Срок исчисляется по правилам, установленным для документов длительного хранения: с 1 января, следующего за годом, в котором делопроизводство закончено.
Практический вывод для кадрового архива: «одна полка на 75 лет» — это неверная модель хранения. Внутри личного дела сроки разные: личное дело и приказы по личному составу хранятся десятилетиями, а табели и графики отпусков — считаные годы. В электронном архиве это удобно решается правилами перевода в архив по типам документов, а не «переписыванием» всего дела в бессрочное хранение.
Чек-лист кадровой службы
- [ ] Инвентаризированы все базы и сервисы, где хранятся данные работников, и проверено, что первичные базы размещены в России.
- [ ] По каждой цели обработки оформлено отдельное согласие, сроки обработки зафиксированы во внутреннем регламенте.
- [ ] Есть порядок отзыва согласия: приём заявления, уведомление операторов, уничтожение данных в 30-дневный срок с фиксацией факта.
- [ ] Настроены разные сроки хранения по типам кадровых документов, а не один «бессрочный» срок.
- [ ] Данные, не являющиеся кадровыми документами (например, контакты для рассылок), вынесены в отдельный реестр со своими сроками.
- [ ] Проверено, отражается ли переход в электронный архив в учётной политике.
Пять типичных ошибок
- Считать, что «бумажный архив» освобождает от 152-ФЗ. Регулируются и документы, и данные в любой системе.
- Оставить первичную базу резюме за рубежом. Нужно переносить данные в российский контур.
- Хранить кадровые документы «бессрочно», игнорируя сроки по типам документов.
- Не оформлять согласия по целям. Одно согласие «на всё» не покрывает, например, трансграничную передачу.
- Забыть про 30-дневный срок уничтожения при отзыве согласия и не зафиксировать факт уничтожения.
Частые вопросы
Обязательно ли переносить кадровые данные из зарубежной SaaS-системы? Если в зарубежной системе данные находятся в основной базе, где они записываются и актуализируются, — да, схема не соответствует требованию. Копия в российской базе при записи в российскую базу первичной ситуацию не меняет.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор о локализации? Локализация — требование к оператору, а не отдельная разрешительная процедура. Уведомление об обработке персональных данных подаётся по общим правилам статьи 22 152-ФЗ, а трансграничная передача требует отдельного уведомления по статье 12.
Хранить ли резюме кандидатов после отказа? Срок хранения определяется целью обработки. Если кандидат не принят и согласие отозвано, данные подлежат удалению в 30-дневный срок с даты отзыва согласия; наличие отдельного основания (например, ожидание ответа на протяжении срока, объявленного при сборе) продлевает срок, но не отменяет принципа минимизации.
Какие сроки хранения применять к согласиям? Согласие хранится 3 года после истечения срока его действия или отзыва — это отдельный документ со своим сроком, не совпадающим с 50- или 75-летним сроком кадровых документов.
Как соотносятся КЭДО и 152-ФЗ? Электронный кадровый документооборот меняет форму, но не содержание: локализация, сроки и согласия применяются к электронным кадровым документам так же, как к бумажным. Требования к подписям разобраны в статье про кадровый ЭДО, а сроки сдачи сведений о кадровых событиях — в материале про ЕФС-1.1. Данные о рабочем времени, которые тоже являются персональными данными, ведутся в табеле учёта рабочего времени.