Табель учёта рабочего времени: Т-12 и Т-13, коды явок и сверхурочные

Табель учёта рабочего времени: Т-12 и Т-13, коды явок и сверхурочные

Табель — это первичный документ, на основании которого считается заработная плата. Ошибка в нём (не отмеченная сверхурочная работа, «потерянные» часы ночной смены) воспроизводится в каждом расчёте, пока не исправлена. Разберём, как устроены формы Т-12 и Т-13, какими кодами отмечают явки и что изменилось в правилах сверхурочной работы с 1 сентября 2026 года.

Обязанность и форма

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированные формы табеля утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, но их применение не является обязательным: организация вправе разработать собственную форму.

• Т-12 — «Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы». Два раздела: учёт времени и расчёт с персоналом по оплате труда. Удобна небольшим организациям, где расчёт ведётся вручную.
• Т-13 — «Табель учёта рабочего времени». Только учёт, без расчётной части: отмечается фактически отработанное время, отпуска, больничные и прочие неявки. Основная форма при автоматизированной обработке: данные о входе и выходе поступают из СКУД (турникетов) и передаются в бухгалтерскую программу.

Коды явок

Каждой строке табеля соответствует буквенный и цифровой код. Коды применяются в обеих формах.

С 1 сентября 2025 года Минтруд утвердил обновлённый перечень кодов с пояснениями по их применению в нестандартных ситуациях; устаревшие обозначения не применяются.

Как отмечать сверхурочную работу

Сверхурочные часы отмечаются дополнительно к основному коду явки, дробной записью: в верхней ячейке клетки указывают коды «Я/С», в нижней — фактические часы, например «8/2». Это означает: 8 часов отработано в пределах нормы и ещё 2 часа — сверхурочно.

Оплата сверхурочной работы по ст. 152 ТК РФ: не менее чем в полуторном размере за первые два часа, не менее чем в двойном размере за последующие часы.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил ч. 6 ст. 99 ТК РФ:

• годовой лимит сверхурочной работы по общему правилу остался 120 часов, но его можно увеличить до 240 часов в год, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, распространяющимся на работодателя. Закрепить повышенный лимит только приказом или локальным актом нельзя;
• ограничение в день сформулировано как «не более 4 часов в день» (ранее — не более 4 часов в течение двух дней подряд);
• оплата с 121-го часа — не менее двойного размера за каждый час сверхурочной работы;
• для отдельных категорий работников (в том числе занятых во вредных условиях труда 3 и 4 степени) сохраняется ограничение 120 часов в год; для отдельных категорий привлечение к сверхурочной работе свыше 120 часов требует письменного согласия и медицинского заключения.

Практический вывод: прежде чем планировать переработки «под 240 часов», проверьте наличие нужного условия в коллективном договоре или отраслевом соглашении и зафиксируйте порядок привлечения, учёта и оплаты часов в локальных актах.

Виды учёта рабочего времени

• Поденный — нормальный график, учёт по дням. Самый распространённый вариант.
• Суммированный — применяется там, где нельзя установить ни нормальный, ни ненормированный график. При нём по итогам учётного периода (по общему правилу — месяц, с возможностью продления до трёх месяцев) выявляется суммарное отработанное время, сверхурочные часы видны только после закрытия периода. В этом случае применяется метод сплошной регистрации.

Ненормированный рабочий день не означает, что сверхурочные не учитываются: если задержки носят постоянный характер, переработка фиксируется кодом «С» с согласия работника и оплачивается по правилам ст. 152 ТК РФ.

Требования к оформлению

• Табель подписывается ответственными лицами. Отсутствие подписей делает документ недействительным.
• Если в организации введён кадровый электронный документооборот, табель Т-13 подписывается электронной цифровой подписью — требования к подписям разобраны в статье про кадровый ЭДО.
• Табель является первичным документом, поэтому в нём должны быть наименование организации, период, должность и подпись составителя.
• Срок хранения табеля — 5 лет.

Пять типичных ошибок

1. Не отмечать сверхурочные отдельной строкой. Если часы не выделены кодом «С», они не попадут в оплату.
2. Путать «РВ» и «В» — это разные случаи: работа в выходные и работа в нерабочие выходные дни.
3. Отмечать командировку кодом «В», если рейс выпал на выходной: для командировки используется код «К».
4. Не учитывать ненормированный день и забывать фиксировать постоянные задержки как сверхурочные.
5. Закрывать табель по норме, а не по факту при суммированном учёте — так теряются переработки.

Чек-лист табелировщика

• [ ] Для каждого работника выбран корректный код за каждый день, включая неявки.
• [ ] Сверхурочные отмечены дробной записью отдельно от основной явки.
• [ ] Ночные часы выделены кодом «Н» там, где смена пересекает ночь.
• [ ] При суммированном учёте период закрыт и переработки посчитаны.
• [ ] Сверхурочные за год не превышают 120 часов либо 240 при наличии колдоговора или отраслевого соглашения.
• [ ] Табель подписан, срок хранения 5 лет учтён в номенклатуре дел.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать именно формы Т-12 и Т-13? Нет. Унифицированные формы рекомендованы, но работодатель вправе разработать свою, утверждённую руководителем. Собственная форма часто удобнее: в СКУД-контуре данные приходят автоматически.

Как считать ночные часы? Кодом «Н» отмечается работа в ночное время в пределах установленного графиком диапазона. Нормальная продолжительность ночной смены и порядок оплаты ночных часов определяются трудовым договором и локальными актами.

Можно ли не вести табель, если есть СКУД? Нет: учёт рабочего времени обязателен. СКУД — источник данных, а табель — документ, который их фиксирует.

Кто отвечает за корректность табеля? Работодатель. На практике табель ведёт кадровая служба или специалист по табелированию, а расчёт по нему выполняет бухгалтерия по заработной плате.

Как связаны табель и выплата зарплаты? Табель даёт отработанное время и коды явок, на основании которых считаются часы, в том числе сверхурочные и ночные. Сроки и правила выплаты разобраны в статье про оплату труда по ТК РФ. Данные табеля — персональные данные, требования к их обработке и хранению — в материале про 152-ФЗ.