ЕФС-1.1: сроки сдачи кадровых событий в СФР и исправление ошибок

ЕФС-1.1: сроки сдачи кадровых событий в СФР и исправление ошибок

Сведения о кадровых событиях работника — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Срок сдачи зависит от самого события: приём и увольнение сдаются на следующий рабочий день, а перевод и большинство остальных событий — до 25-го числа следующего месяца. Путаница именно в этих сроках — самая частая причина уведомлений от Социального фонда России.

Что за форма действует сейчас

Единая форма ЕФС-1 объединила сведения для персонифицированного учёта и данные о взносах на страхование от несчастных случаев. Новая редакция формы утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 — с 1 января 2026 года отчётность по кадровым событиям подаётся в этом формате.

Форма состоит из разделов, и для кадровой службы важны два:

• подраздел 1.1 — сведения о трудовой (иной) деятельности: именно сюда попадают приём, увольнение, перевод, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и расторжение договора ГПХ, заявление о выборе способа ведения трудовой книжки;
• подраздел 1.2 и раздел 2 — сведения о стаже (в том числе особом) и о взносах на страхование от несчастных случаев; они подаются поквартально.

Сроки: две разные логики

Обратите внимание на формулировку «следующего рабочего дня»: речь идёт о рабочем дне, а не о календарном. Если приказ о приёме издан 31 марта, срок подачи наступает 1 апреля, если это рабочий день. Дата выплаты или иные обстоятельства на срок не влияют.

Отдельно: для перевода СФР прямо разъясняет, что сведения направляются до 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или принято решение об оформлении перевода, — если в отчётном периоде не указан код «ДИСТ».

Как читать ответ фонда

Фонд присылает уведомление об устранении ошибок с протоколом проверки. В протоколе используются два ключевых кода:

• код 50 — «документ не принят». В отчёте есть ошибки, из-за которых сведения не обработаны. Нужно заново подать корректный отчёт на всех зарегистрированных лиц, указанных в исходной отчёте;
• код 30 — «документ принят частично». Ошибки по конкретным сотрудникам: исправленный подраздел 1.1 подаётся только по тем работникам, которые указаны в протоколе.

Срок исправления — 5 рабочих дней с даты получения уведомления. Пока срок не истёк, отчёт считается поданным вовремя, а при полном принятии штрафа нет.

Как отменить ошибочную запись. В подразделе 1.1 есть признак отмены записи (графа 11): ставится знак «X», после чего первоначальная ошибочная запись удаляется из системы, а корректные сведения подаются отдельно — с обязательным заполнением титульного листа.

Если ошибку нашли сами. Уточнённые сведения подаются без штрафа даже после истечения срока подачи первичного отчёта, а отменяющая запись оформляется на титульном листе.

Пять ошибок, которые встречаются чаще всего

1. Не совпадает дата события с датой приказа. Дата в форме должна совпадать с датой кадрового документа.
2. Перепутаны сроки. Все события отправляют «на следующий день» — так нарушается срок по переводу и другим кадровым мероприятиям.
3. Неверно выбран раздел или подраздел формы. Для кадровых событий это подраздел 1.1, а не 1.2 и не раздел 2.
4. Забыто про отмену записи при исправлении — старая запись остаётся в системе, и фонд видит расхождение.
5. Не заполнен титульный лист при подаче исправлений и отмен — такой отчёт не обрабатывается.

Чек-лист кадровика перед отправкой

• [ ] Дата события в форме совпадает с датой приказа или договора.
• [ ] Срок выбран по виду события: следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца.
• [ ] Подраздел выбран верно: кадровые события — 1.1, стаж — 1.2, взносы на травматизм — раздел 2.
• [ ] ФИО и идентификационные данные совпадают с данными, ранее поданными в фонд.
• [ ] При исправлении заполнен титульный лист, а по отмене выставлен признак отмены.
• [ ] Срок исправления по уведомлению (5 рабочих дней) поставлен в календарь.
• [ ] Отчёт сформирован в актуальной редакции формы (приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 — с 01.01.2026).

Частые вопросы

Можно ли сдать подраздел 1.1 раз в месяц, разом по всем событиям? Нет. Для приёма, увольнения, приостановления и возобновления трудового договора, заключения и расторжения договора ГПХ срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём события. Помесячная подача допускается только для остальных кадровых мероприятий.

Считается ли рабочим днём суббота? Срок исчисляется в рабочих днях по производственному календарю, поэтому при выходных и праздниках дата сдвигается на ближайший рабочий день.

Что делать, если фонд не принял отчёт полностью (код 50)? Нужно сформировать и отправить корректный отчёт по всем зарегистрированным лицам, указанным в исходной отчёте, в срок исправления — 5 рабочих дней с даты уведомления.

Нужно ли подавать отчёт, если работник не работал ни дня? Если кадрового события не было, сведения по подразделу 1.1 не подаются. Раздел 2 (взносы на травматизм) и подраздел 1.2 имеют собственную периодичность.

Кто отвечает за сроки — кадровик или бухгалтер? Подраздел 1.1 — кадровые события, их формирует кадровая служба по приказам и договорам; бухгалтерия отвечает за разделы и подразделы, связанные со страховыми взносами. На практике ответственность за срок отчётности несёт работодатель, поэтому сроки стоит вести в общем календаре.

Как это соотносится с другими кадровыми процессами

Отчётность в СФР связана с кадровым электронным документооборотом: подписать приказ электронной подписью и подать сведения о событии — разные действия, но и то и другое опирается на тот же кадровый документ. Виды подписей для КЭДО разобраны в статье про кадровый ЭДО. Данные о работниках, которые попадают в отчётность, — это персональные данные, и требования к их хранению разобраны в материале про 152-ФЗ и локализацию. Фактически отработанное время, из которого формируются данные для расчёта, фиксируется в табеле учёта рабочего времени.

Рабочее место для кадровика — обычный ноутбук с бухгалтерским и кадровым ПО; практические ориентиры по таким машинам собраны в материале про ноутбуки для 1С, ЭДО и бухгалтерии.