Кадровый ЭДО: какие документы переводят в электронный вид и какими подписями
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) часто путают с «обязательной электронной трудовой книжкой» и с «отказом от бумаги». На деле статья 22.1 ТК РФ даёт работодателю право перевести кадровые документы в электронный вид, а часть документов переводить нельзя в принципе — даже если остальной кадровый оборот уже электронный.
Право, а не обязанность
Статьи 22.1–22.3 ТК РФ введены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Формулировка закона: работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота кадровых документов. Прямой обязанности переходить на КЭДО для всех работодателей нет: компания может вести кадровые документы на бумаге и не нарушать закон.
Второе важное условие: работник вправе отказаться от электронного подписания, и работодатель не может заставить его подписывать документы электронно. Отказ фиксируется письменно, по нему работник подписывает документы на бумаге.
Что можно перевести в электронный вид
| Группа документов | Примеры | Подпись работодателя (собственная ИС) | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Ключевые | Трудовой договор и допсоглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП (в том числе через ЕСИА/«Госключ») |
| Остальные кадровые документы | Приказы об отпуске и переводе, ознакомление с ЛНА, заявления, уведомления | УКЭП, УНЭП или ПЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Правило простое: чем важнее документ, тем строже требования к подписи. Простая электронная подпись (ПЭП — логин, пароль, код подтверждения) для трудового договора и договора о материальной ответственности не подходит.
Что переводить в КЭДО нельзя
Перечень исключений закрытый — других исключений в законе нет. В электронный вид не переводятся:
- приказ о прекращении трудового договора — даже при полностью электронном кадровом обороте его нужно распечатать и подписать на бумаге; нарушение этого требования становится основанием для восстановления работника через суд;
- трудовые книжки для тех работников, которые остались на бумаге;
- акты о несчастном случае на производстве;
- документы по инструктажам по охране труда, на которых работник ставит личную подпись.
Как устроены подписи
- ПЭП — простая электронная подпись.
- УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись.
- УКЭП — усиленная квалифицированная подпись, приравненная к собственноручной.
Если работодатель ведёт КЭДО в собственной информационной системе, ключевые документы со своей стороны подписываются только УКЭП. Если документы оформляются через федеральную платформу «Работа в России» (положения о ней вступили в силу с 1 сентября 2022 года), работодатель может использовать УКЭП или УНЭП от аккредитованного удостоверяющего центра.
Отдельная деталь: если документ подписывает представитель работодателя, а не руководитель, требуется машиночитаемая доверенность. Факт отправки и получения документа фиксируется системой — это и есть доказательная база КЭДО.
Расходы на подпись работника несёт работодатель (ст. 22.2 ТК РФ). Перекладывать стоимость получения ЭЦП на сотрудника нельзя.
Порядок перехода
- Определить виды документов. Составить перечень того, что переводится в электронный вид, и отдельно — что остаётся на бумаге.
- Определить виды электронных подписей по группам документов и по сторонам (работодатель, работник, представитель).
- Оформить локальные акты. Положение об электронном кадровом документообороте, порядок использования подписей и порядок отказа работника от электронного подписания.
- Подготовить сотрудников. Объяснить, что подписание добровольное, какие документы останутся бумажными и как отказаться.
- Настроить учётную систему или подключить сервис. Проверить, что кадровые приказы, трудовые договоры и допсоглашения формируются в электронном виде и подписываются нужным видом подписи.
- Зафиксировать переходные меры. Что происходит с документами, подписанными до перехода, и с бумажными личными делами — их перевод в электронный вид по закону не обязателен.
Пять ошибок при внедрении
- Считать КЭДО обязательным. Решение работодателя — добровольное; навязывание электронных подписей сотрудникам — нарушение.
- Подписывать трудовой договор ПЭП. Для ключевых документов работник подписывает УКЭП или УНЭП, работодатель — УКЭП.
- Оформить приказ об увольнении только электронно. Это самое частое основание для восстановления на работе.
- Зарядить сотрудников стоимостью ЭЦП. Расходы работодателя.
- Не описать порядок отказа. Без него фактическое отсутствие согласия работника обесценивает электронное подписание.
Чек-лист кадровой службы перед запуском КЭДО
- [ ] Издано положение о КЭДО с закрытым списком переводимых документов и порядком отказа работника.
- [ ] Бумажный контур сохранён для приказа об увольнении, актов Н-1 и журналов инструктажей по охране труда.
- [ ] Для трудовых договоров, допсоглашений и договоров о матответственности настроена УКЭП работодателя и УКЭП/УНЭП работника.
- [ ] Оформлена МЧД на кадрового специалиста или руководителя HR-отдела, если документы подписывает не директор.
- [ ] Проверено чтение USB-токена УКЭП и работа криптопровайдера на рабочем ноутбуке кадровика.
Частые вопросы
Обязательно ли выдавать работнику подпись для подписания кадровых документов? Работодатель обеспечивает работнику возможность подписывать документы электронной подписью; расходы на неё несёт работодатель.
Можно ли вести КЭДО в 1С:ЗУП или в облачном сервисе? Да, закон не предписывает конкретную систему: можно использовать собственную информационную систему работодателя или федеральную платформу «Работа в России». Требования к подписям при этом одинаковы.
Нужно ли заверять трудовую книжку электронно? Трудовые книжки тех работников, которые остались на бумаге, в КЭДО не переводятся. Электронная трудовая книжка — самостоятельный механизм, о котором СФР уведомляется в составе подраздела 1.1 ЕФС-1.
Что делать с личными делами, которые уже ведутся на бумаге? Их перевод в электронный вид законом не требуется. Электронный кадровый архив — это отдельная задача со своими сроками хранения, разобранными в материале про персональные данные и сроки хранения.
Как КЭДО соотносится с бухгалтерской отчётностью? Это разные процессы: КЭДО — про кадровые документы и подписи, ЕФС-1 — про сведения о кадровых событиях для фонда. Порядок и сроки подачи отчётности разобраны в статье про ЕФС-1.1.
Нужна ли специальная техника? Нет специальных требований к оборудованию. Практический выбор рабочего места для кадровой службы — обычные ноутбуки; ориентиры по моделям и подбору под задачи кадровика даны в материале про корпоративные ноутбуки.