Ликвидация, реорганизация или банкротство компании: как подготовить на ноутбуке Опись дел по личному составу (50/75 лет) для сдачи в государственный архив
Собственники решили добровольно закрыть отработавшее своё ООО (или конкурсный управляющий завершает процедуру банкротства): все налоги уплачены, долгов ноль, остаётся подать финальный ликвидационный баланс — и вдруг выясняется, что по части 8 и части 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ликвидационная комиссия (ликвидатор) ОБЯЗАНА организовать упорядочение и передачу документов по личному составу на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив!
И это не формальность: именно из этих папок через 20 лет муниципальный архив будет выдавать архивные справки о льготном стаже и заработке вашим бывшим сотрудникам для назначения пенсии в Социальном фонде России (СФР)! Если просто свалить трудовые договоры и расчётные ведомости в картонную коробку из-под бумаги SvetoCopy и привезти в городской архив, архивист развернёт вас с порога за 10 секунд! Разбираем, как за два дня на ноутбуке ликвидатора / кадровика подготовить идеальный научно-справочный аппарат (НСА) и сдать дела с первого визита!
Точный список документов, которые муниципальный архив ОБЯЗАН принять (и что в опись включать НЕЛЬЗЯ!)
Включается в Опись дел по личному составу (50 / 75 лет хранения) |
НЕ включается! (Уничтожается по Акту по истечении 5 лет или не относится к личному составу!) |
|---|---|
| 1. Учредительные и регистрационные документы (или заверенные копии в деле фонда: Устав, приказы об изменении наименования компании, решение о ликвидации) | Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурствах и краткосрочных командировках внутри РФ без вредных условий — у них короткий срок хранения 5 лет! (Самая массовая ошибка новичков: подшивать приказы на обычный ежегодный отпуск вместе с приказами о приёме и увольнении в одну папку — архив заставит расшивать всё дело!) |
| 2. Трудовые договоры, дополнительные соглашения и договоры ГПХ с физлицами, не являющимися ИП/самозанятыми | Табели учёта рабочего времени при отсутствии вредных/опасных условий труда (хранятся 5 лет, а вот табели вредников Списка № 1 и № 2 хранятся 50/75 лет — они сдаются обязательно!) |
| 3. Приказы по личному составу длительного хранения: о приёме, переводе, перемещении, совмещении, премировании, отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения зарплаты, изменении фамилии и увольнении! | Первичные накладные, счета-фактуры и обычные хозяйственные договоры (если сроки вышли — по Акту о выделении к уничтожению; с неистекшим 5-летним сроком при банкротстве — передаются на временное хранение в порядке Закона о банкротстве!) |
4. Лицевые счета по заработной плате (или сводные годовые расчётные ведомости из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии), личные карточки Т-2, невостребованные подлинники трудовых книжек и акты о несчастных случаях на производстве (Н-1, хранение 45/50 лет)! |
Копии паспортов, СНИЛС, ИНН и военных билетов сотрудников, незаконно лежавшие в личных делах! |
Четыре файла научно-справочного аппарата (НСА), которые составляются на ноутбуке по Приказу Росархива № 77
Перед прошивкой бумажных обложек подготовьте на ноутбуке и отправьте по электронной почте на предварительную вычитку куратору вашего муниципального архива (это бесплатно и спасает от перепечатки обложек!):
- Историческая справка к фонду ликвидируемой организации (
2–3 страницы в Word): точная дата создания, ОГРН/ИНН, все переименования компании по годам (критически важно для пенсионных справок сотрудников!), основной вид деятельности, штатная структура и дата принятия решения о ликвидации / открытия конкурсного производства. - Предисловие к описи дел по личному составу: какие категории документов сформированы в дела, особенности систематизации (хронологически-структурная или алфавитная для лицевых счетов и карточек уволенных!).
- Сама «Опись № 1-лс дел по личному составу за 20ХХ–2026 годы» (строгая табличная форма Приложения к Правилам Росархива № 77: № п/п (валовый!), индекс дела, точный заголовок дела с крайними датами «Начато — Окончено», количество пронумерованных листов, срок хранения «50 л. / 75 л.») + итоговая заверительная запись к описи цифрами и прописью!
- Лист-заверитель каждого дела (подклеивается в конец каждого прошитого на 4 прокола суровой ниткой в твёрдую бескислотную картонную обложку тома толщиной строго не более
250 листов / 4 см, из которого вынуты абсолютно все металлические скрепки и скобки, а правый верхний угол каждого листа пронумерован простым чёрным графитным карандашом — ручкой и нумератором нумеровать архивные листы ЗАПРЕЩЕНО!).
А если компания с первого дня вела кадры в электронном виде (КЭДО)?!
При наличии электронных кадровых документов КЭДО передача электронных дел осуществляется по описи электронных документов в формате эталонных контейнеров PDF/A + XML + УКЭП (.sig) (подробнее о структуре архивного контейнера СХЭД), а из базы 1С:ЗУП обязательно распечатайте и заверьте сводные годовые лицевые счета заработной платы (форма Т-54а), даже если расчётные ведомости велись только в компьютере (а параллельно сделайте страховой потоковый скан-реестр всех сдаваемых томов для самого ликвидатора!).
Чек-лист ликвидатора перед финальным визитом в архив и ИФНС
- [ ] Заключён договор с муниципальным/государственным архивом (по месту регистрации юрлица!) и получен на руки подлинный двусторонний Акт приёма-передачи документов по личному составу на хранение в 2 экземплярах!
- [ ] Если в ООО был только один учредитель-директор, с которым не заключался трудовой договор и зарплата никогда не начислялась: за 5 минут распечатайте на ноутбуке официальную справку ликвидатора об отсутствии наёмных работников и документов по личному составу для архива/ФНС!
Частые вопросы
Мы ликвидируем старое ООО, в котором за 12 лет поработало всего 8 человек — неужели нужно нанимать частного архивариуса за 60 тысяч рублей, или кадровик/бухгалтер сами переплетут 6 папок за полдня?
Для штата в 8–30 человек объём всех документов длительного хранения обычно составляет всего 4–10 томов, которые штатный бухгалтер на ноутбуке описывает за 3 часа по шаблону муниципального архива, покупает 10 готовых архивных обложек на маркетплейсе за восемьсот рублей, прошивает на 4 прокола за вечер и сдаёт **бесплатно (или за копеечный тариф приёма муниципального архива)**! Частная архивная бригада с переплётным станком оправдана только на заводах-банкротах со штатом 500–5 000 человек` и тысячами личных дел!