Долговременный электронный архив организации (СХЭД) на ноутбуке архивариуса: сроки хранения по Приказу Росархива № 236 и конвертация в PDF/A

Долговременный электронный архив организации (СХЭД) на ноутбуке архивариуса: сроки хранения по Приказу Росархива № 236 и конвертация в PDF/A

Большинство компаний путают оперативную базу текущей корпоративной СЭД с юридически полноценным архивным хранением электронных документов (СХЭД). Разница всплывает ровно через 7–12 лет — при корпоративном споре акционеров, проверке пенсионного стажа работника СФР или продаже имущественного комплекса: открываете старый .docx или обычный .pdf 2015 года на современном ноутбуке, а шрифты кракозябрами, внешняя ссылка на таблицу мертва, а сертификат УКЭП давно аннулирован!

С 17 сентября 2023 года в России действует обязательный стандарт архивного дела — Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах МСУ и организациях (Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) в связке с Типовым перечнем сроков хранения (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Разбираем, как на ноутбуке делопроизводителя и архивиста готовить эталонные архивные электронные контейнеры!

Почему обычный PDF запрещён для архива, и чем от него отличается стандарт ISO 19005 PDF/A!

По Правилам Росархива № 77 основным форматом архивного хранения электронных текстовых и графических документов постоянного и длительного (свыше 10 лет — в том числе электронных кадровых документов КЭДО на 50/75 лет!) сроков хранения установлен строго стандарт PDF/A (PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2u — ГОСТ Р ИСО 19005-1):

Как проверить честность PDF/A на ноутбуке за 3 секунды бесплатным эталоном veraPDF!

Многие дешёвые виртуальные PDF-принтеры обманывают пользователя, дописывая в заголовок ярлык PDF/A, но забывая встроить шрифты! Установите на ноутбук архивариуса официальный эталонный валидатор с открытым исходным кодом veraPDF (разработан консорциумом Open Preservation Foundation, работает на Windows, macOS и Linux из окна или командной строки): перетащите папку на 500 подготовленных к сдаче в архив PDF-файлов — и за 20 секунд получите строгий протокол соответствия профилю PDF/A-1b (PASS / FAIL)!

Что входит в единый ZIP-контейнер архивного электронного документа по Приказу № 77

При передаче электронных дел из оперативной СЭД в Систему хранения электронных документов (СХЭД, например 1С:Архив или Directum Архив) через 1–3 года после завершения дела в делопроизводстве система формирует на каждое дело опись электронных дел (ОЭД), а на каждый документ — неразрывный контейнер:

1. Основной файл документа в формате PDF/A-1 (плюс при необходимости исходный машиночитаемый XML ФНС!).
2. Файлы откреплённых электронных подписей (.sig) всех подписантов, усовершенствованные меткой доверенного времени TSP (CAdES-X Long Type 1) (подробнее о механике архивных штампов времени).
3. Машиночитаемый файл метаданных описания документа (XML / JSON): регистрационный индекс, дата, заголовок, индекс номенклатуры дел, срок хранения по статье Перечня Росархива № 236 (5 лет / 10 лет / 50 лет / Постоянно) и контрольная сумма ГОСТ / SHA-256!

Регламент регулярной перештамповки (Re-Timestamping) в СХЭД: криптографические алгоритмы устаревают каждые 10–15 лет (как ГОСТ Р 34.10-2001 сменился на ГОСТ Р 34.10-2012). Промышленная СХЭД раз в несколько лет ДО истечения криптостойкости старого штампа времени автоматически накладывает поверх архивного контейнера новый внешний архивный штамп времени (CAdES-A / Archive Timestamp) свежим алгоритмом, сохраняя непрерывную цепочку юридической силы на 50–75 лет!

Чек-лист архивариуса организации при ежегодном отборе дел на хранение и уничтожение

• [ ] Составлена и утверждена руководителем на текущий календарный год Номенклатура дел организации с актуальными ссылками на статьи Приказа Росархива № 236 (и специальных отраслевых перечней!).
• [ ] НИ ОДИН документ (ни бумажный, ни электронный контейнер с персональными данными по 152-ФЗ!) НЕ удаляется с сервера простым нажатием клавиши Delete: по истечении нормативных сроков хранения Экспертная комиссия (ЭК) компании проводит экспертизу ценности, утверждает Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только на его основании выполняется гарантированное стирание!
• [ ] Разделите сроки хранения кадровых дел по дате завершения делопроизводства (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»): законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — хранятся 75 лет, законченные после 1 января 2003 года — хранятся 50 лет!

Частые вопросы

Обязано ли обычное коммерческое ООО внедрять отдельную промышленную программу СХЭД, если у нас все документы хранятся до 5 лет? Если у вашей компании нет документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения в исключительно электронном виде (то есть трудовые договоры и приказы по личному составу вы по-прежнему дублируете на бумаге с живой ручкой в сейфе кадров, а по ЭДО ходят только 5-летние первичные накладные УПД и договоры поставки), то до истечения 5 лет хранение закрывается вашей штатной базой 1С / ЭДО с надёжным бэкапом 3-2-1! Но как только компания перевела кадры на безбумажный КЭДО (50 лет хранения!) или выпускает проектную/исполнительную документацию на 15–50 лет в электронном виде — специализированный контур СХЭД по Правилам Росархива № 77 становится юридически обязательным!