Приёмка товаров, работ и услуг в ЕИС (Электронное актирование по ч. 13 ст. 94 № 44-ФЗ): как сформировать УПД без ошибки копеек и штрафов
Товар в идеальном виде привезён и разгружен на складе больницы или министерства, завскладом радостно жмёт руку вашему экспедитору — но денег на расчётном счёте поставщика не будет ни завтра, ни через месяц, пока в Личном кабинете ЕИС (zakupki.gov.ru) обе стороны не подпишут структурированный Электронный документ о приёмке по части 13 статьи 94 Федерального закона № 44-ФЗ!
Только после появления статуса «Подписано» в ЕИС Федеральное казначейство автоматически формирует денежное обязательство и перечисляет оплату поставщику в жёсткий законный срок (не более 7 рабочих дней с даты подписания документа о приёмке по ч. 13.1 ст. 34 № 44-ФЗ!). Разбираем, как не застрять на неделю на блокирующих математических и реквизитных проверках ЕИС!
Четыре знаменитые «блокирующие ошибки красным шрифтом» в ЕИС и их мгновенное решение на ноутбуке
Блокирующая ошибка ЕИС при формировании акта |
Почему робот Казначейства не пропускает документ | Точное решение бухгалтера на ноутбуке |
|---|---|---|
1. Вечная головная боль «Разбежка на ноль целых один — ноль целых семь рублей»: Цена за единицу × Количество ≠ Итоговая сумма этапа контракта`! |
После падения на аукционе на 13,7 % цена за 1 шт. из 37 штук получилась бесконечной периодической дробью 48 648,6486... руб.! При округлении цены за единицу до двух знаков 48 648,65 × 37 = один миллион восемьсот тысяч целых пять рублей вместо твёрдой цены контракта один миллион восемьсот тысяч целых ноль рублей` — контроль ЕИС запрещает превышать цену контракта даже на 1 копейку! |
Используйте предусмотренный ЕИС штатный механизм переключателя расчёта от «Стоимости позиции» (обратный расчёт цены за единицу с высокой разрядностью до 11 знаков после запятой либо разбивка позиции на две строки: 36 шт. × 48 648,65 + 1 шт. × 48 648,60 = ровно один миллион восемьсот тысяч целых ноль рублей по согласованной спецификации контракта)! |
2. Ошибка при поставке мониторов и проекторов: «Не заполнены реквизиты национальной системы прослеживаемости товаров (РНПТ)» |
Импортные мониторы и проекторы входят в перечень товаров, подлежащих обязательной прослеживаемости ФНС РФ (ПП РФ № 1108 / № 1110)! | Внесите в карточку строки электронного документа о приёмке в ЕИС (и в формате УПД 5.03) точный 23/27-значный регистрационный номер партии товара РНПТ из входящего УПД вашего дистрибьютора и код количественной единицы 796 (шт.)! (Сами ноутбуки 8471 30 000 0 в перечень прослеживаемых не входят, а вот поставляемые в комплекте с ними импортные мониторы отдельной строкой — входят!) |
3. Несовпадение Страны происхождения со структурированной заявкой на торгах! |
На этапе торгов с нацрежимом ПП РФ № 1875 менеджер заявил РОССИЯ (код 643), а кладовщик в ГТД/УПД по привычке ткнул КИТАЙ (156)! |
В карточке исполнения контракта в ЕИС страна происхождения обязана на 100 % биться с условиями заключённого контракта и паспортом привезённого товара (смена страны происхождения при исполнении без законных оснований ч. 7 ст. 95 № 44-ФЗ запрещена!). |
4. Строительно-ремонтные контракты (СМР): отказ заказчика принимать «голый УПД» без прикреплённой сметной расшифровки |
Для строительно-монтажных работ по 44-ФЗ в ЕИС действует специализированный тип документа о приёмке выполненных строительных работ + обязательный пакет актов освидетельствования скрытых работ | Приложите к электронному акту в ЕИС выверенные электронные КС-2 / КС-3 и ведомость объёмов работ с точным соблюдением сметных позиций контракта! |
Что делать на ноутбуке при «Частичной приёмке» или «Мотивированном отказе» заказчика!
Заказчик на приёмке из 50 привезённых кресел или ноутбуков принял 48 исправных, а у 2 обнаружил вмятину на коробке и в ЕИС оформил Частичную приёмку с приложением акта расхождений:
- НИКОГДА не удаляйте и не создавайте параллельно второй первичный УПД на всю сумму с тем же номером!
- По регламенту ЕИС и налогового учёта ФНС после подписания заказчиком частичной приёмки в ЕИС автоматически активируется формирование исправительного / корректировочного документа (
УКД— универсального корректировочного документа) на согласованное фактическое количество48 шт., чтобы сумма реализации в книге продаж поставщика и в учёте Казначейства сошлась до копейки, а допоставка оставшихся2 шт.закрывается отдельным новым документом о приёмке № 2 в рамках того же этапа контракта!
Прямая интеграция 1С <-> ЕИС на ноутбуке бухгалтера (экономия 40 минут на каждой накладной!)
Не набивайте 80 строк спецификации руками в веб-браузере zakupki.gov.ru! В современных релизах 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ERP встроен штатный модуль прямого API-обмена электронными документами о приёмке с ЕИС: бухгалтер нажимает «Загрузить структуру контракта из ЕИС», выбирает отгруженные строки и отправляет подписанный своей МЧД ЕИС документ напрямую из 1С за 2 минуты без единой ручной опечатки!
Чек-лист поставщика в день физической отгрузки товара госзаказчику
- [ ] В тот же самый день, когда водитель подписал бумажную транспортную накладную на складе госзаказчика, бухгалтер на ноутбуке направил электронный документ о приёмке в
ЕИС! (Датой исполнения поставщиком обязательства по поставке для расчёта пеней за просрочку суды считают дату размещения надлежащего электронного документа о приёмке в ЕИС при фактической передаче товара — затянули отправку в ЕИС на 10 дней после разгрузки фуры = подарили заказчику формальный повод выставить пени за 10 дней просрочки!) - [ ] Ко всем членам приёмочной комиссии заказчика приложены сканы паспортов качества, гарантийных талонов с серийными номерами и выписок ГИСП одним аккуратным многостраничным PDF размером не более допустимого лимита вложения ЕИС (
<= 50 МБна один файл)!
Частые вопросы
Мы — поставщик на УСН с освобождением от НДС (доход до порога ст. 145 НК РФ), а в проекте контракта заказчик забыл убрать фразу «в том числе НДС 20 %» — какую ставку НДС выбирать в электронном акте ЕИС?
Если ваша организация законно освобождена от исполнения обязанностей плательщика НДС / не исчисляет НДС, в графе налоговой ставки электронного документа о приёмке в ЕИС выбирается строго «Без НДС», ПРИ ПОЛНОМ СОХРАНЕНИИ итоговой твёрдой цены контракта (снижать твёрдую цену контракта на 20 % у победителя на УСН заказчик по Закону № 44-ФЗ НЕ ВПРАВЕ — ч. 2 ст. 34 № 44-ФЗ)! Если в самой карточке сведений о контракте заказчик ошибочно поставил жёсткий признак НДС, напишите бухгалтеру контрактной службы заказчика короткое письмо с просьбой внести техническое уточнение признака НДС в карточку контракта в ЕИС за 5 минут!