Приёмка и маркировка на складе: «Честный ЗНАК», ПЭУ и работа WMS

Приёмка и маркировка на складе: «Честный ЗНАК», ПЭУ и работа WMS

Складская маркировка перешла от «наклеили код — забыли» к процессу, где код маркировки определяет, можно ли вообще провести документ. Разбираем разницу между объёмно-сортовым и поэкземплярным учётом, момент, когда код считается переданным покупателю, и зачем складу WMS-контур.

Два вида учёта маркированного товара

Объёмно-сортовой учёт (ОСУ). В электронном документе (УПД) указывается GTIN (штрихкод товара) и количество единиц потребительской упаковки, без перечисления каждого кода маркировки. Подходит для товаров, где важно количество, а не экземпляр.

Поэкземплярный учёт (ПЭУ). В УПД должен быть указан код маркировки каждой единицы товара. Применяется к товарам, где требуется отслеживать конкретную упаковку: моторные масла и автомобильные жидкости, фармацевтика, часть продовольственных групп.

Что произошло в 2026 году:

• с 1 марта 2026 года шесть товарных групп перешли на поэкземплярный учёт;
• с 1 апреля 2026 года стартовал полный поэкземплярный учёт отдельных видов смазочных материалов и специальных автомобильных жидкостей;
• с 1 июля 2026 года для косметики, бытовой химии и товаров личной гигиены действует ЭДО в объёмно-сортовом учёте, а сведения о продаже передаются через ККТ;
• для радиоэлектроники обязательная маркировка стартовала 1 мая 2026 года, поэкземплярный учёт и запрет оборота немаркированного товара — с 1 декабря 2026 года.

Точные даты по каждой группе меняются: часть этапов переносилась, а этапы для розницы наступают позже этапов для производителей и импортёров. Перед планированием закупки сверяйтесь с календарём маркировки, а не с памятью.

Когда код маркировки считается переданным

Ключевое правило: код маркировки передан покупателю только после того, как УПД подписан обеими сторонами. Пока документ не подписан, товар в учётной системе остаётся «в пути» по кодам, а попытка продать или списать такой код блокируется.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года. Оператор ГИС МТ начал сопоставлять данные о движении кодов и передавать сведения о нарушениях автоматически, без выездной проверки. Штраф начисляется по данным системы, зафиксировавшей расхождение. При этом типовая учётная система проверяет код в момент, когда его «трогает» документ: код мог выбыть, сменить владельца или истечь, и типовая конфигурация узнает об этом только в момент операции — то есть когда уже поздно.

Следствие для склада: нужна сверка остатков по кодам с ГИС МТ, а не только внутренний учёт. Код, числящийся за вами в системе, должен существовать и быть в наличии.

Как настроить приёмку

1. Сканировать коды при приёмке. Для маркированных групп сканирование Data Matrix обязательно. При приёмке сверяется не только количество, но и соответствие кодов.
2. Настроить блокировку при расхождении. Если введённый код не совпадает с кодом, записанным в системе, строка подсвечивается, а проведение документа блокируется. Это защищает от «вбитых вручную» кодов.
3. Разделить потоки. Маркированный и немаркированный товар лучше принимать разными зонами и разными операциями — иначе ошибка приёмки обнаружится уже при отгрузке.
4. Зафиксировать, кто отвечает за приёмку. На каждое кодовое место — ответственный, подпись, склад.
5. Проверять маркировку по документам поставщика. Расхождение между УПД поставщика и фактическим товаром выявляется на приёмке, а не на отгрузке покупателю.

Зачем складу WMS

Складская система управления (WMS) берёт на себя то, что неудобно делать в учётной системе: задания кладовщику, адресное хранение и контроль последовательности операций.

Типичные возможности:

• фиксация кодов маркировки на этапах приёмки и исходящих операций, ввод через ручные сканеры или терминалы сбора данных (ТСД);
• передача кодов в основную учётную систему при выполнении операций приёмки и отгрузки — ручной ввод исключается;
• проверка и валидация кодов в рамках интеграции с ГИС МТ;
• поддержка до семи уровней вложенности кодов маркировки (товар в коробке в паллете);
• пересчёт по местам хранения с маркировкой контейнеров идентификационными номерами — чтобы при выгрузке транспортного средства корректно разложить товар по ячейкам;
• отчёты по движениям маркированного товара в разрезе кодов и остатков по кодам.

Связка с отгрузкой. При отгрузке WMS передаёт перечень кодов в учётную систему, которая формирует электронный УПД и отправляет его через ЭДО. Ручной ввод кодов при этом исключается, а ошибки в подписании УПД видны на этапе формирования, а не после ухода машины.

Чек-лист склада

• [ ] Определено, какие товарные группы идут по ПЭУ, а какие — по ОСУ, и настроена соответствующая логика в учётной системе.
• [ ] Приёмка маркированного товара идёт со сканированием кодов, расхождения блокируют проведение документа.
• [ ] Включена сверка остатков по кодам с ГИС МТ, а не только внутренний учёт.
• [ ] Регламент учёта маркированного товара зафиксирован в учётной политике.
• [ ] Настроена связка «приёмка → хранение → отгрузка → УПД» без ручного ввода кодов.
• [ ] Определён ответственный за сверку и за работу с расхождениями.

Пять типичных ошибок

1. Считать, что маркировка — это только наклейка. Код маркировки влияет на возможность провести документ и на списание.
2. Продавать или списывать код до подписания УПД. Система заблокирует операцию.
3. Вести только свой учёт по кодам, не сверяясь с ГИС МТ, — расхождения теперь фиксируются автоматически.
4. Смешивать ОСУ и ПЭУ в одном процессе. Формат документа различается, ошибка приводит к отказу в приёме.
5. Вводить коды вручную вместо сканирования: при большом объёме это источник расхождений.

Частые вопросы

Чем отличается ОСУ от ПЭУ на практике? В ОСУ в УПД идёт GTIN и количество, в ПЭУ — перечень кодов маркировки каждой единицы товара. Отсюда разница в трудоёмкости: ПЭУ требует сканирования на каждом этапе.

Обязательно ли сканировать код при приёмке? Для маркированных групп сканирование Data Matrix обязательно, а типовая конфигурация учётной системы блокирует проведение документа при несовпадении кода. Для немаркированного товара сканирование не требуется.

Когда код маркировки «уходит» покупателю? После подписания УПД обеими сторонами. До этого момента код числится у прежнего владельца, и операции с ним ограничены.

Нужно ли сверять остатки с ГИС МТ? Да: с 1 сентября 2026 года оператор ГИС МТ сопоставляет данные о движении кодов и передаёт сведения о нарушениях автоматически, без выездной проверки.

Связаны ли маркировка и ЭДО? Да, напрямую. Для групп с ОСУ или ПЭУ передача сведений при отгрузке идёт электронными документами: WMS или учётная система формируют УПД с кодами и передают через ЭДО. Общая механика электронных перевозочных документов разобрана в статье про ЭПД и ГИС ЭПД.

Нужно ли отражать маркированный товар в сметной и учётной базе? Складские остатки маркированного товара участвуют в товарном учёте, а при оценке запасов применяются правила ФСБУ 5/2019 — подробности в материале про ФСНБ-2022 и базисный уровень цен и в статье про инвентаризацию на складе.