Инвентаризация на складе: порядок по ФСБУ 28/2023, оформление результатов и сроки

Инвентаризация на складе: порядок по ФСБУ 28/2023 и оформление результатов

Инвентаризация — единственная процедура, которая позволяет установить, что фактически лежит на складе, и привести учёт в соответствие. С 2026 года действует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», а обязательные унифицированные формы ИНВ-19 и ИНВ-26 утратили обязательный характер: формы разрабатываются организацией самостоятельно.

Когда инвентаризация обязательна

Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Годовая инвентаризация проводится не ранее 1 октября и не позже 31 декабря отчётного года, а результаты отражаются в том же месяце.
При смене материально ответственного лица — на день приёма-передачи дел.
При смене руководителя бригады.
При выбытии из бригады более 50 % состава при коллективной материальной ответственности.
По требованию одного или нескольких членов бригады с коллективной ответственностью.
В иных случаях, установленных учётной политикой, — например, при смене системы учёта, при выявлении факта расхождений или при проверке сохранности маркированного товара.

Как организовать процедуру

Приказ о проведении инвентаризации — состав комиссии, сроки, перечень объектов.
Инвентаризационная комиссия. По ФСБУ 28/2023 комиссия создаётся экономическим субъектом, если иное не предусмотрено стандартом. В комиссию включают материально ответственных лиц, специалистов учётной службы и членов рабочей комиссии по охране труда.
Перерыв в движении материальных ценностей. На период пересчёта приостанавливается приёмка и отгрузка по складу — иначе пересчёт даст недостоверный результат.
Запрет на умышленное скрытие недостачи. Перед началом пересчёта материально ответственное лицо обязано представить расчёт с недостачей. Расчёт, представленный после окончания пересчёта, принимается лишь по согласию комиссии.
Пересчёт — сплошной или выборочный, с обязательной перепроверкой счётных комиссий.
Оформление результатов — описи, сличительные ведомости, протокол и приказ.

Документы по итогам

Документ	Что фиксирует
Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1)	Перечень активов, фактически выявленных при пересчёте
Сличительная ведомость	Сопоставление фактических остатков с учётными: излишки, недостачи, пересортица, порча
Протокол заседания комиссии	Решения по зачёту пересортицы, списанию, взысканию, причины расхождений
Приказ руководителя об утверждении результатов	Основание для отражения результатов в учёте

Причины расхождений — обязательный элемент. Без пояснений документ считается оформленным с нарушением: комиссия вправе отказать в принятии результатов.

Для государственных и муниципальных учреждений вместо приказа и протокола формируется Акт о результатах инвентаризации по форме 0510463 — не позднее рабочего дня, следующего за днём окончания проверки.

С 2026 года формы ИНВ-19 и ИНВ-26 как обязательные унифицированные формы отменены: организация разрабатывает свои формы описей и ведомостей и утверждает их. При этом сама логика — опись, сличительная ведомость, протокол, приказ — сохраняется.

В какой срок отражать результаты

Здесь важно различать два правила:

ФЗБУ 28/2023 (п. 10): результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Пункт 569 Правил бухгалтерского учёта (ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ): результаты инвентаризации отражаются в учёте и отчётности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчётности.

Практический вывод: переносить результаты на следующий период нельзя. Если инвентаризация завершена 20 декабря, отклонения отражаются в декабре; по годовой инвентаризации — в годовой отчётности.

Излишки, недостачи и оценка

Излишки приходуются по текущей оценочной стоимости, определённой в учётной политике.
Недостачи списываются в пределах норм естественной убыли; сверх норм — на виновных лиц. Порядок списания и нормы утверждаются в учётной политике.
Поскольку с 2021 года учёт запасов ведётся по ФСБУ 5/2019 «Запасы», недостачи списываются по балансовой стоимости, а не по учётным ценам, как это было раньше по ПБУ 5/01.
Стандарт по процедуре — ФСБУ 28/2023; методические указания по инвентаризации применяются в той части, в какой они не противоречат ФСБУ 28/2023.

Специфика склада

Товар в пути и на ответственности у перевозчика в инвентаризацию не включается: он числится за владельцем, а актив проходит через отдельные счета расчётов.
Маркированный товар пересчитывается по кодам маркировки, а не только по номенклатуре: расхождение по коду — это и есть недостача или излишек конкретной упаковки. Сверка с ГИС МТ выполняется отдельно.
Пересортица оформляется зачётом между сходными по внешнему виду, качеству и цене позициями; решение принимает комиссия.
Опись по местам хранения помогает локализовать недостачу: пересчёт «по ячейкам» даёт больше информации, чем сплошной пересчёт по номенклатуре.

Чек-лист проведения инвентаризации

[ ] Издан приказ: состав комиссии, даты, объекты, порядок оформления.
[ ] Приостановлены приёмка и отгрузка на период пересчёта.
[ ] Получен расчёт по недостаче от материально ответственного лица до начала пересчёта.
[ ] По каждому отклонению зафиксирована причина.
[ ] Оформлены описи и сличительные ведомости, протокол комиссии и приказ руководителя.
[ ] Результаты отражены в учёте в том же отчётном периоде, в котором закончена инвентаризация.
[ ] Сроки хранения первичных документов учтены в номенклатуре дел.

Пять типичных ошибок

Переносить результаты на следующий месяц или год. Это нарушение п. 10 ФСБУ 28/2023 и п. 569 Правил бухгалтерского учёта.
Не фиксировать причины расхождений — комиссия вправе не принять результаты.
Использовать формы ИНВ-19 и ИНВ-26 как обязательные. С 2026 года формы разрабатываются организацией.
Списывать недостачи по учётным ценам. По ФСБУ 5/2019 — по балансовой стоимости.
Считать маркированный товар «по номенклатуре». Расхождение фиксируется по конкретному коду маркировки.

Частые вопросы

Можно ли проводить инвентаризацию выборочно? Порядок (сплошной или выборочный) и порядок пересчёта определяются учётной политикой, а обязательные случаи из статьи 11 Закона № 402-ФЗ требуют инвентаризации в полном объёме.

Обязательно ли подписывать все документы по инвентаризации? Сличительная ведомость подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом; итоговые документы подписываются членами комиссии и руководителем.

Что делать с пересортицей? Комиссия оформляет протокол с решением о зачёте, а результат зачёта отражается в учёте. Зачёт возможен только между однородными позициями.

Нужно ли отражать излишки в том же периоде, что и недостачи? Да, результаты инвентаризации отражаются в том отчётном периоде, в котором инвентаризация закончена. Для годовой инвентаризации — в годовой отчётности.

Как соотносится инвентаризация с учётом маркированного товара? Сверка выполняется по кодам маркировки: остатки по кодам сопоставляются с данными ГИС МТ, а движение кодов учитывается в WMS и учётной системе — см. статью про приёмку и маркировку на складе.

Влияет ли инвентаризация на сметную работу? Стоимостные показатели остатков участвуют в расчёте по ФСНБ-2022, а фактические объёмы по складу — в ведомости объёмов работ: обе темы разобраны в статьях про ФСНБ-2022 и ведомость объёмов работ.