Аффилиация в статье: правила оформления
Аффилиация кажется формальностью, но именно по ней работы связывают с организацией, считают публикационную активность и проверяют конфликт интересов. Ошибка в названии или порядке приводит к тому, что статья «теряется» для учреждения.
Ниже — как оформить аффилиацию без типичных ошибок.
Что входит в аффилиацию
Обычно это название организации, подразделение, город и страна. Иногда добавляют идентификатор организации и почтовый адрес.
Набор полей задаёт журнал: у разных изданий требования отличаются, поэтому шаблон лучше брать из правил для авторов.
Идентификаторы самой организации описаны в статье «ROR: идентификаторы организаций».
Порядок и нумерация
Аффилиации нумеруют и привязывают к авторам надстрочными знаками. Если автор работает в двух местах, указывают оба номера.
Проверьте, что каждый автор имеет хотя бы одну аффилиацию, а каждая аффилиация используется хотя бы одним автором.
Если авторов много, нумерация сбивается: сделайте таблицу «автор — аффилиация» и сверьте её с титульным листом до отправки.
Если автор сменил организацию во время работы, в аффилиации обычно указывают место, где работа выполнялась, а текущее место — в примечании, если правила журнала это допускают.
Как писать название организации
Используйте официальное название без сокращений, принятых только внутри страны. Английский вариант — по официальному переводу, если он существует.
Не смешивайте уровни: «университет» и «кафедра при нём» — разные части записи.
Официальное название берите с сайта организации: сокращения и переводы различаются, а редакции сверяют сведения с первоисточником.
Подразделение
Указывайте кафедру, отдел или лабораторию, если это принято в журнале. Для клинических работ полезно указать отделение.
Не добавляйте подразделение, в котором автор не работал на момент исследования.
Город и страна
Пишите город в принятой транслитерации и страну полностью. Не добавляйте область, если журнал этого не требует.
Для организаций с несколькими площадками уточните город фактического проведения работы.
Названия городов на английском лучше брать из официального написания на сайте организации: вариантов транслитерации много, и они создают расхождения.
Что делать при нескольких местах работы
Перечислите обе организации, если автор действительно связан с ними. Порядок обычно соответствует основному месту работы.
Не указывайте организацию «для веса», если вклад был минимальным: это вопрос этики, а не оформления.
Как связать с идентификаторами
Идентификатор организации делает запись однозначной при переименованиях. Если журнал принимает такой код, добавьте его рядом с названием.
Следите, чтобы код соответствовал именно указанной организации, а не головному учреждению.
Как избежать ошибок при копировании
Не копируйте аффилиацию из прошлой статьи без проверки: название могло измениться, а подразделение — переехать. Сверяйтесь с официальным сайтом.
Особенно часто устаревают названия после реорганизаций.
Как проверить перед подачей
Пройдитесь по списку авторов и сверьте каждого с аффилиациями. Проверьте единообразие написания: одинаковые организации должны выглядеть одинаково.
Отдельно проверьте соответствие данных в системе подачи и в файле рукописи.
Отдельно проверьте, что аффилиации совпадают в основном файле, титульном листе и системе подачи: расхождения между ними — частая причина возврата рукописи.
Что делать после публикации
Если обнаружилась ошибка, обратитесь в редакцию с описанием исправления. Правки в аффилиации оформляются как исправление, а не как новая версия статьи.
Сохраните переписку: она понадобится для отчётов.
Если исправление затрагивает нескольких авторов, приложите согласованную формулировку от всех: редакции проще принять готовый текст, чем разбирать переписку.
Пример
В рукописи у двух авторов была указана только кафедра без университета. После замечания редактора аффилиации переписали, добавили город и страну, а идентификатор организации помог связать статью с учреждением в базе.
Итог
Аффилиация — это адрес работы, по которому статью найдут. Официальное название, корректное подразделение, единообразие и проверка перед подачей экономят месяцы разбирательств после публикации.
Как оформлять аффилиацию на английском
Используйте официальный перевод названия, а не дословный. Порядок элементов обычно: подразделение, организация, город, страна.
Проверьте, не изменился ли официальный перевод после реорганизации.
Что писать при работе в нескольких странах
Указывайте организации по фактическому месту работы над исследованием. Для полевых проектов полезно отметить страну сбора данных, если этого требует журнал.
Согласуйте формулировку с соавторами заранее.
Как оформлять аффилиацию в препринте
В препринте указывают те же данные, что и в статье, иначе связь между версиями теряется. При подаче в журнал проверьте, что аффилиации не расходятся.
Укажите идентификатор организации, если платформа его принимает.
Как вести внутренний реестр аффилиаций
Держите шаблон с правильными формулировками для каждой организации и подразделения. Это ускоряет подготовку рукописей и снижает число ошибок.
Обновляйте шаблон после переименований.
Чек-лист
- Требования журнала к аффилиации прочитаны.
- Названия организаций официальные.
- Подразделения указаны корректно.
- Каждый автор связан с аффилиацией.
- Города и страны написаны единообразно.
- При нескольких местах работы указаны оба.
- Данные совпадают в системе подачи и в файле.
Частые вопросы
Можно ли указать только университет без кафедры?
Если журнал не требует подразделения, можно. Но для внутреннего учёта кафедра полезна.
Что делать, если автор сменил работу во время исследования?
Укажите организацию, где работа выполнялась, и при необходимости текущую — с пояснением в примечании.
Как исправить ошибку в опубликованной статье?
Напишите в редакцию, опишите ошибку и предложите формулировку. Исправление выходит отдельной записью.