Сверка данных с первичной документацией

Сверка данных с первичной документацией

Проверка «база против бумаги» кажется механической, пока не выясняется, что половина расхождений — не ошибки ввода, а разные определения.

Ниже — как организовать сверку так, чтобы она давала понятный результат.

Зачем сверять

Сверка подтверждает, что данные в системе соответствуют тому, что происходило с участником. Без неё любые расчёты опираются на предположения.

Для проверяющего сверка — основной способ убедиться, что записи достоверны.

Сверка выявляет и проблемы формы: если одно поле вызывает расхождения чаще других, стоит проверить его описание и расположение.

Что сверяют

Обычно даты, значения показателей, дозировки, отметки о выполнении процедур и сведения о нежелательных явлениях. Перечень зависит от протокола.

Начинают с полей, которые влияют на анализ или безопасность.

Для каждого исследования перечень полей стоит согласовать с тем, кто анализирует данные. Он лучше знает, какие значения критичны.

Поля с расчётными значениями сверяют по исходным данным, а не по итоговой цифре. Иначе ошибка расчёта останется незамеченной.

Выборка

Полную сверку делают редко: она слишком трудоёмка. Обычно проверяют выборку — по участникам, по визитам или по типам полей.

Выборку фиксируют заранее, чтобы не подбирать удобные случаи.

Выборку удобно формировать по датам: все визиты за период. Тогда результат сопоставим между месяцами.

Если выборка случайная, укажите способ отбора. Это позволяет повторить проверку и получить сопоставимый результат.

Порядок сравнения

Берут запись в системе, находят соответствующую страницу первичного документа, сравнивают значения. Расхождения фиксируют сразу, не откладывая на конец дня.

Сравнение «по памяти» почти всегда пропускает мелкие различия.

Сверяйте блоками по одному визиту: так проще удерживать контекст и замечать связанные расхождения.

Сверку блоков удобно вести на большом экране: сравнение матриц разобрано в статье IPS или OLED.

Классификация расхождений

Расхождения делят на ошибки ввода, пропуски, разные определения и технические сбои. От категории зависит, что делать дальше.

Ошибку ввода исправляют, разное определение — уточняют в словаре.

Технические сбои стоит фиксировать отдельно: они показывают, где система теряет данные, и помогают планировать исправления.

Отдельная категория — расхождения из-за почерка или нечитаемых записей. Их стоит показывать тем, кто заполняет формы, чтобы проблема решалась в источнике.

Фиксация

Для каждого расхождения указывают запись, поле, значение в системе, значение в документе и решение. Формулировки должны быть однозначными.

Список расхождений становится основой для запросов.

Единая форма записи о расхождении экономит время и при сверке, и при подготовке отчёта.

Записи о расхождениях храните вместе с копиями страниц документов. При разборе не придётся искать оригинал в архиве.

Работа с найденным

Исправления вносят по правилам, с историей. Если значение в документе нечитаемо или отсутствует, это отмечают отдельно.

Нельзя «додумывать» значение по соседним записям.

Если исправление невозможно, отметьте это в записи и укажите, какие данные использованы в анализе. Прозрачность важнее идеальной базы.

Показатели сверки

Считают долю проверенных записей и долю расхождений. Рост доли расхождений указывает на проблему в обучении или форме.

Показатели сравнивают между периодами, а не только с планом.

Сравнивайте долю расхождений по типам полей: это указывает, где обучение дало эффект, а где нет.

Кто проводит

Сверку выполняет сотрудник, не вносивший эти данные. Иначе взгляд повторяет ту же ошибку.

Иногда сверку делает второй координатор или специально обученный сотрудник.

Если сотрудников мало, сверку можно делать взаимно: каждый проверяет записи коллеги. Это лучше, чем проверять самого себя.

Обучение

Перед первой сверкой полезно разобрать два-три примера: как найти документ, что считать расхождением, как оформить запись.

Разбор снижает число спорных случаев в дальнейшем.

Новых сотрудников стоит допускать к сверке после двух-трёх совместных проверок с наставником.

Регулярность

Сверку проводят по графику: например, ежемесячно по выборке и перед закрытием базы. Разовые кампании дают хуже результат, чем постоянный процесс.

График фиксируют в плане управления данными.

Перед закрытием базы сверку проводят по расширенной выборке. Остаточные расхождения фиксируют в итоговом отчёте.

Пример: расхождение в дозировке

В системе указана одна дозировка, в форме — другая. При проверке выясняется, что в форму внесли изменение после процедуры, а в систему — нет.

Расхождение относят к ошибкам ввода, исправляют и добавляют правило: изменения в форме переносят в систему в тот же день.

Через месяц повторных случаев нет, а в отчёте о качестве появляется запись об улучшении.

После разбора проверьте, не затронуло ли расхождение других участников. Систематическая ошибка требует пересмотра всей выборки.

Чек-лист

• Определён перечень полей для сверки.
• Выборка зафиксирована заранее.
• Сверку проводит другой сотрудник.
• Расхождения классифицируются.
• Каждое расхождение имеет решение.
• Исправления оформлены по правилам.
• Считаются показатели сверки.
• Сверка проводится по графику.

Частые вопросы

Нужно ли сверять все записи?

Обычно нет. Достаточно выборки, если она сформирована по понятному правилу.

Что делать при системном расхождении?

Проверьте определение поля и инструкции. Если ошибка в понимании, исправляют не только данные, но и правила.

Кто отвечает за исправления?

Тот, кто имеет полномочия на изменение записей. Решение фиксируют.

Как часто проводить сверку?

Ежемесячно по выборке и обязательно перед закрытием базы.