Структура текстологического проекта: файлы и версии
Проект живёт годами и переживает смену участников. Если файлы лежат как получится, каждый новый человек тратит недели на разбор. Ниже — структура, версии и передача.
Почему структура важна
Текстологический проект живёт годами и переживает смену участников. Если файлы лежат как получится, каждый новый человек тратит недели на разбор. Структура — это способ передать проект без потерь.
Верхний уровень
Папки: изображения, транскрипции, схемы, описание, итоговые файлы. Пять папок достаточно для большинства проектов. Вложенность глубже двух уровней затрудняет поиск.
Имена файлов
Латиница, без пробелов, с шифром и номером листа. Дата и версия добавляются там, где файл обновляется. Схема имён описывается в документе проекта и не меняется по ходу.
Версии текста
Актуальная версия одна. Промежуточные копии — с датой и пометкой. Крупные изменения сопровождаются записью о том, что и почему изменено. Без этого невозможно понять историю текста.
Система контроля версий
Для текстов в разметке подходит система контроля версий: она хранит историю и позволяет сравнить любые две версии. Для больших изображений она менее удобна, их хранят отдельно с контрольными суммами.
Описание проекта
Одна страница: что за источник, кто участники, какие правила передачи и разметки, где лежат файлы, как собрать итог. Описание обновляется при изменениях. Без него проект держится на памяти одного человека.
Схема и правила
Схема разметки и правила передачи хранятся в проекте, а не в переписке. Версия схемы фиксируется. Изменение схемы оформляется отдельно, чтобы можно было понять, какие файлы проверялись по какой версии.
Изображения
Мастер-копии не редактируются. Производные файлы лежат отдельно. Связь изображения с транскрипцией — по номеру листа. Контрольные суммы позволяют убедиться, что файл не подменён.
Промежуточные файлы
Распознанный текст, черновые выгрузки, эксперименты — в отдельной папке. Они не входят в итоговую поставку. Иначе проект разрастается, и непонятно, что является результатом.
Резервные копии
Минимум две копии в разных местах, одна — вне рабочего компьютера. Проверка восстановления обязательна. Копия, которую никогда не открывали, не считается надёжной.
Передача проекта
При передаче составляется опись: что передано, в каком объёме, где лежат суммы. Получатель проверяет комплект. Опись хранится у обеих сторон и упоминается в описании.
Доступ
Права распределяются по папкам. Изображения и транскрипции могут иметь разный уровень доступа. Ушедшие участники не сохраняют доступ. Ответственный за проект известен команде.
Завершение
После публикации проект архивируется: итоговые файлы, описание, схема, список изменений. Архив проверяется открытием файлов. Срок хранения фиксируется.
Типичные ошибки
Нет описания, имена с пробелами, несколько актуальных версий, мастер-копии в общем доступе, отсутствие резервных копий, передача без описи.
Итог
Проект готов к передаче, когда есть структура, описание, правила, версии, две копии и опись.
Документ изменений
Рядом с проектом ведётся короткий журнал: какие папки добавлены, что переименовано, какие правила изменены. Пять строк на событие достаточно. Без журнала через полгода невозможно понять, почему структура выглядит именно так.
Именование версий
Версия обозначается датой и короткой пометкой, а не словами «финал» и «новый». Через месяц слова перестают соответствовать содержимому. Дата всегда однозначна и сортируется.
Что делать с экспериментами
Пробные разметки, скрипты и промежуточные выгрузки хранятся отдельно и не попадают в итоговую поставку, если не описаны. Иначе получатель не отличит результат от черновика.
Проверка комплекта перед сдачей
Пройдитесь по описанию и убедитесь, что каждый раздел соответствует папке. Сверьте число листов, транскрипций и изображений. Расхождение в один файл — повод найти причину, а не закрыть глаза.
Итог: структура как договор
Структура проекта — это договор команды о том, где что лежит и как это называется. Он записан, проверяется и передаётся вместе с файлами.
Роли в проекте
Даже в небольшой команде полезно зафиксировать, кто отвечает за изображения, кто за транскрипции, кто за схему и кто собирает итог. Роли не мешают совмещать обязанности, но снимают вопрос, к кому идти с ошибкой в конкретной папке.
Резервное копирование по расписанию
Копии делаются по расписанию, а не по настроению. Еженедельная копия и одна вне рабочего места покрывают большинство рисков. В журнале проекта отмечается, когда копия сделана и когда проверена.
Завершение и архив
Перед архивированием уберите временные файлы и проверьте, что описание соответствует содержимому. Архив должен открываться без специальных программ. Если для чтения нужен редкий инструмент, укажите его в описании и приложите инструкцию.
Чек-лист
- Структура папок описана и соблюдается.
- Имена файлов подчиняются схеме.
- Актуальная версия одна, копии помечены датой.
- Описание проекта обновлено.
- Мастер-копии изображений не редактируются.
- Есть две резервные копии в разных местах.
- Передача оформлена описью с проверкой комплекта.
Частые вопросы
Сколько папок на верхнем уровне?
Пять: изображения, транскрипции, схемы, описание, итоги.
Сколько актуальных версий?
Одна; остальные — копии с датой.
Что нужно при передаче?
Опись и проверка комплекта.
Пример
После смены координатора проекта выяснилось, что актуальная версия транскрипции неизвестна. Помогло описание с правилами и папка версий, которую вели с самого начала.
Итог
Проект готов к передаче, когда есть структура, описание, правила, версии, две копии и опись.