Забытые на лотке МФУ ведомости премий и перерасход картриджей на 40 %: как настроить печать по RFID-пропуску (Follow-Me) и квоты с корпоративных ноутбуков
Подойдите вечером в 19:30 к любому общему коридорному МФУ в офисе, где ещё не внедрена система управления печатью (MPS / Print Management), и посмотрите в выходной лоток: вы гарантированно найдёте там толстую пачку забытых цветных презентаций на 80 листов, копию паспорта кандидата из HR, проект несогласованного договора с ценами и распечатку чьего-то посадочного талона или диплома ребёнка на 250 страницах!
А теперь посмотрите глазами ИТ-отдела на сотрудника с ноутбуком в современном гибридном офисе с коворкинг-местами (Hot-Desking):
- в понедельник он сидит на 3-м этаже, во вторник в переговорной на 7-м, а в четверг приехал в филиал в Санкт-Петербурге — и каждый раз звонит в HelpDesk: «Поставьте мне драйвер вон того принтера у кулера!»!
Архитектура Единой виртуальной очереди отложенной печати «Следуй за мной (Follow-Me / Pull Printing)» убивает одним выстрелом сразу ТРИ гигантские проблемы: хаос драйверов на ноутбуках, утечки конфиденциальных бумаг и 25–35 % бюджета на бумагу и тонер!
Как это работает для пользователя ноутбука за 3 секунды (магия одного принтера на всю страну!)
- На ВСЕ ноутбуки компании (хоть на
Windows 11, хоть наmacOS, хоть на ноутбуки с Astra Linux / РЕД ОС через CUPS IPPS) групповой политикой домена ALD Pro / AD ставится РОВНО ОДИН-ЕДИНСТВЕННЫЙ виртуальный принтер на всю жизнь:Corp-Print-Queue! - Сотрудник нажимает
Ctrl + Pв переговорной любого города и отправляет документ вCorp-Print-Queue. Бумага НИГДЕ НЕ ПЕЧАТАЕТСЯ И НЕ ВАЛЯЕТСЯ В ЛОТКЕ! Задание шифрованно ждёт на принт-сервере! - Когда сотруднику удобно (через 2 минуты или после звонка), он подходит К АБСОЛЮТНО ЛЮБОМУ СВОБОДНОМУ МФУ НА ЛЮБОМ ЭТАЖЕ ИЛИ В ЛЮБОМ ФИЛИАЛЕ КОМПАНИИ (даже если соседнее МФУ зажевало бумагу!), прикладывает к USB-считывателю свой обычный офисный RFID-пропуск СКУД (
EM-Marine / Mifare / HID) — и аппарат тут же выдаёт тёплые листы прямо ему в руки! - А если человек передумал, нашёл опечатку на слайде № 3 и отправил исправленную версию — он прямо на экранчике МФУ удаляет ошибочную первую версию, или сервер сам чистит невостребованные задания через
12 часов(одна эта функция экономит в среднем22 %всей годовой закупки бумаги и оригинальных туб тонера в расчёте совокупной стоимости владения офисной ИТ-инфраструктурой!)!
Пять автоматических правил политики печати, которые окупают сервер за 4 месяца
Правило на принт-сервере (Катюша Мониторинг, Printum, PaperCut, MyQ) |
Что происходит автоматически без участия человека |
|---|---|
1. Принудительная двусторонняя печать (Duplex by Default) для всех черновиков и писем из браузера и почты |
Расход офисной бумаги А4 падает на 30–40 % в первый же месяц! (Для чистовых односторонних договоров у юристов и бухгалтерии оставляется отдельная очередь Corp-Print-Simplex.) |
| 2. Автоматическая конвертация «случайного цветного логотипа в подписи письма» в чёрно-белый отпечаток! | Себестоимость 1 цветного отпечатка на лазерном МФУ в 6–9 раз дороже чёрно-белого! Право цветной печати на ноутбуках остаётся только у маркетинга, пресейла, ГИПов и топ-менеджмента! |
3. Автоматическая маршрутизация тяжёлых заданий > 50 страниц с маленького настольного принтера на скоростной коридорный комбайн 65 стр./мин |
Никто больше не парализует принтер бухгалтерии распечаткой 600-страничного регламента! |
4. Сквозное теневое копирование (Shadow Copy PDF) + скрытая/видимая маркировка каждого листа с грифом Коммерческой тайны (ФЗ № 98-ФЗ) |
Интеграция с корпоративной DLP-системой: в колонтитул или микроточечный фон листа при печати с ноутбука автоматически впечатывается Логин сотрудника + Дата/время + Инвентарный номер МФУ — если фотография бумажного прайс-листа всплывёт у конкурента, источник утечки устанавливается за 1 минуту! |
5. Автоматический заказ картриджей у подрядчика покопийного контракта при остатке тонера < 15 % |
В офисе исчезает простой «У нас закончился чёрный картридж, счёт нечем распечатать»! |
Чек-лист аварийного «Прямого IP-принтера резерва» для Главбуха и Генерального директора!
- [ ] ЗОЛОТАЯ ХИТРОСТЬ ОПЫТНЫХ АДМИНОВ: что будет, если в день подписания срочного контракта перезагружается виртуальная машина центрального принт-сервера? На ноутбуке секретаря руководителя и старшего бухгалтера в дополнение к основной очереди
Corp-Print-Queueоставьте скрытый резервный прямойTCP/IP 9100 / IPPS-порт настольного принтера в приёмной — даже при полном падении сети контроллера домена критический договор на 5 листов распечатается напрямую с ноутбука по локальному кабелю!
Частые вопросы
Одинаково ли отпечатаются шрифты и таблицы, если сотрудник отправил документ в единую очередь с ноутбука на Astra Linux, а подошёл с пропуском к МФУ марки Катюша на 2-м этаже или Kyocera / HP на 5-м?
ДА — 100 % ИДЕНТИЧНО ДО МИЛЛИМЕТРА! Современные системы управления печатью принимают с ноутбука универсальный платформонезависимый поток PDF или PostScript (Universal Print Driver) и рендерят его под конкретный язык PCL6 / PostScript выбранного МФУ прямо в момент прикладывания карточки!
Как быть гостям офиса, аудиторам и сотрудникам, которые забыли утром пластиковый пропуск дома? На сенсорном экране любого МФУ рядом с полем прикладывания карты работает альтернативный вход по короткому индивидуальному ПИН-коду из 6 цифр (который генерируется в личном кабинете печати на ноутбуке сотрудника за 5 секунд), а для внешних аудиторов в переговорной выделяется одноразовый гостевой токен печати без доступа к внутренней корпоративной сети!