PDF для обзора: имена, папки и поиск

PDF для обзора: имена, папки и поиск

В обзоре легко накопить сотни PDF. Через месяц невозможно вспомнить, какой файл относится к включённому исследованию, а какой — к исключённому.

Порядок в файлах экономит время и снижает риск ошибок.

Имена файлов

Используйте схему: автор, год, краткое название.

Добавляйте идентификатор, если он есть.

Избегайте пробелов и специальных символов.

Структура папок

Разделите этапы: найденные, отобранные, исключённые, включённые.

Внутри — по темам или по году.

Не смешивайте рабочие и финальные версии.

Связь с менеджером ссылок

Менеджер хранит метаданные и ссылки на файлы.

Используйте одну библиотеку для проекта.

Проверьте, что вложения не теряются при синхронизации.

Аннотации

Добавляйте заметки к PDF: что важно, какие данные извлечены.

Отмечайте страницы с ключевыми таблицами.

Не редактируйте сам PDF, если он нужен как источник.

Полнотекстовый поиск

Проверьте, есть ли в PDF текстовый слой.

Сканы без OCR не ищутся.

Для старых статей может потребоваться распознавание.

Дубли

Один и тот же PDF может быть скачан дважды.

Сравнивайте по DOI и названию.

Удаляйте копии, оставляя одну версию.

Хранение

Держите основную библиотеку в одном месте.

Синхронизируйте с резервной копией.

Проверяйте, что файлы открываются на другом устройстве.

Совместная работа

Договоритесь об именах и структуре заранее.

Не переименовывайте файлы без предупреждения.

Ведите журнал изменений, если работают несколько человек.

Ограничения доступа

Часть статей доступна только по подписке.

Не размещайте такие PDF в открытых папках.

Уточните условия использования.

Архив проекта

После завершения обзора сохраните библиотеку и таблицы.

Укажите, какие файлы соответствуют включённым исследованиям.

Это пригодится при обновлении.

Ошибки

• имена вида «1.pdf»;
• смешение этапов;
• отсутствие текстового слоя;
• дубли;
• единственная копия на ноутбуке.

Как назвать файл, если авторов много

Используйте первого автора и «et al.» в имени файла.

Добавьте год и короткое название.

Не включайте в имя специальные символы, которые ломают ссылки.

Как искать внутри библиотеки

Менеджеры ссылок ищут по метаданным и тексту.

Проверьте, что PDF распознаны и индексируются.

Для больших библиотек полезны теги и коллекции.

Как работать совместно

Договоритесь, кто добавляет файлы.

Избегайте одновременного переименования.

Ведите список изменений, если работают несколько человек.

Как готовить архив после завершения

Сохраните включённые статьи отдельно от исключённых.

Приложите таблицу соответствия.

Укажите, какие файлы нельзя распространять.

Как поддерживать порядок в библиотеке

Раз в неделю просматривайте новые файлы и распределяйте их по папкам.

Удаляйте дубли и черновики.

Проверяйте, что названия соответствуют схеме.

Как искать похожие статьи

Используйте функции «похожие статьи» в базах и просмотр списков литературы.

Сохраняйте найденное сразу в библиотеку.

Не откладывайте: потом сложно вспомнить, откуда пришла статья.

Как готовить список для скрининга

Экспортируйте записи из менеджера в формат, который принимает инструмент скрининга.

Проверьте, что DOI и аннотации сохранились.

Убедитесь, что число записей совпадает с ожидаемым.

Что делать при большом объёме

Разделите библиотеку по этапам обзора.

Используйте теги для тем и статусов.

Храните отдельно PDF, которые нельзя распространять, и не включайте их в общие архивы, которые передаются коллегам или выкладываются в сеть.

Как передавать библиотеку коллеге

Экспортируйте коллекцию вместе с вложениями.

Проверьте, что файлы открываются на другом компьютере.

Приложите краткую инструкцию по структуре папок.

Как организовать чтение

Читайте аннотацию и методы до полного текста.

Отмечайте, зачем статья нужна: для данных, для методов или для контекста.

Не храните статьи «на всякий случай» без пометки.

Как не потерять ссылки

Сохраняйте DOI сразу при добавлении файла.

Проверяйте, что метаданные подтянулись корректно.

Исправляйте ошибки в названии и авторах до экспорта.

Что делать с приложениями

Дополнительные материалы храните вместе со статьёй.

Проверяйте, что они открываются.

Для больших файлов используйте отдельную папку.

Как поддерживать единый формат

Договоритесь о схеме имён и не меняйте её в процессе.

Проверяйте новые файлы при добавлении.

Раз в месяц просматривайте папку загрузок и раскладывайте всё, что осталось без места.

Как работать с большими приложениями

Некоторые статьи содержат приложения на десятки страниц.

Сохраняйте их отдельно и отмечайте в описании.

При извлечении данных указывайте, из какого файла взято значение: приложение и основной текст иногда расходятся.

Как избежать путаницы версий

Если статья обновлялась, сохраните обе версии.

Отметьте, какая использовалась в анализе.

Не перезаписывайте исходный файл.

Как проверить библиотеку перед сдачей

Убедитесь, что каждая включённая статья имеет файл.

Проверьте, что исключённые отмечены.

Сверьте число файлов с таблицей и убедитесь, что ни одна включённая статья не осталась только в виде ссылки.

Чек-лист

• Схема имён определена.
• Папки разделены по этапам.
• Метаданные связаны с файлами.
• Текстовый слой проверен.
• Дубли удалены.
• Резервная копия есть.

Частые вопросы

Нужен ли Zotero, если есть папки?

Для обзора удобнее: метаданные и ссылки хранятся вместе.

Можно ли хранить PDF в облаке?

Да, если выполнены требования к защите.

Что делать со сканами без OCR?

Распознать текст или добавить краткое описание в заметку.