Метаданные исторического источника: схема полей
Без фиксированных полей описания расходятся: один указывает дату, другой — год, третий — век. Схема задаёт набор полей и правила заполнения, а также позволяет обмениваться данными. Ниже — обязательные и условные поля.
Зачем схема
Без фиксированных полей описания расходятся: один указывает дату, другой — год, третий — век. Схема задаёт набор полей и правила заполнения. Она же позволяет обмениваться данными и строить поиск.
Обязательные поля
Идентификатор, тип источника, заголовок, датировка, место хранения, язык, права. Эти поля заполняются всегда, даже если значение неизвестно: ставится пометка «не установлено».
Условные поля
Автор, участники, материал, размеры, состояние, связи, публикации. Они заполняются, если применимы. Пустое условное поле допустимо, но должно отличаться от незаполненного обязательного.
Типы значений
Дата, текст, список, ссылка, число. Тип определяет, как значение будет искаться и сортироваться. Дата в свободном тексте не сортируется, поэтому для дат задаётся формат.
Датировка в схеме
Храните начало и конец диапазона отдельно, а также точность: точная дата, год, диапазон, предположительно. Одно поле «дата» не позволяет корректно искать по периоду.
Идентификаторы
Идентификатор источника уникален и не зависит от места хранения. Ссылки на связанные материалы строятся по идентификаторам. Изменение идентификатора ломает связи, поэтому он фиксируется при создании записи.
Связи
Источник может быть частью дела, коллекции, серии. Связи описываются отдельным полем со ссылками. Без связей запись существует сама по себе и теряется при поиске по контексту.
Место хранения
Архив, фонд, опись, дело, листы — или ссылка на публикацию. Для цифровых копий добавляется адрес файла. Место хранения должно быть проверяемым, а не описательным.
Язык и письменность
Язык указывается по стандартным кодам. Для смешанных текстов допускается несколько значений. Письменность важна для поиска и для выбора инструментов обработки.
Права
Условия использования и держатель прав. Поле обязательно, потому что от него зависит, можно ли публиковать изображение. Отсутствие данных о правах не означает свободного использования.
Словари значений
Для повторяющихся полей задаются списки: типы источников, материалы, роли. Свободный ввод приводит к вариантам «фотография», «фото», «фотогр.». Словарь поддерживается одним человеком.
Проверка заполнения
Регулярная проверка: доля заполненных обязательных полей, число записей без даты, дубликаты идентификаторов. Проверка превращает схему из документа в рабочий инструмент.
Экспорт
Схема должна экспортироваться в таблицу и в обменный формат без потери полей. Проверьте экспорт на десяти записях до массовой выгрузки. Потерянные поля обнаруживаются позже и дорого.
Версии схемы
Изменения схемы фиксируются с датой и причиной. Старые записи не переписываются задним числом без необходимости. Версия схемы указывается в описании коллекции.
Типичные ошибки
Свободный ввод вместо списков, одна дата вместо диапазона, отсутствие прав, дубликаты идентификаторов, схема без проверки заполнения.
Итог
Схема работает, когда обязательные поля заполняются всегда, значения типизированы, а заполнение регулярно проверяется.
Кто отвечает за схему
Схему поддерживает один человек или небольшая группа. Изменения обсуждаются и фиксируются. Если схему меняет каждый, поля расходятся, и обмен данными ломается.
Миграция записей
При изменении полей старые записи приводятся к новой версии по возможности автоматически, остальные — вручную. Миграция фиксируется в журнале. Без этого данные теряют сопоставимость.
Итог по внедрению
Начните с десяти записей, проверьте схему на них, затем заполняйте остальное. Пилот на маленькой выборке дешевле, чем переделка тысячи записей.
Проверка на десяти записях
Заполните десять записей по схеме и попробуйте найти их по каждому полю. Если поиск не работает, схема требует доработки. Пилот выявляет проблемы, которые не видны в описании полей.
Связь со сканами
Путь к файлу хранится отдельно от идентификатора. При переезде меняется путь, но не идентификатор. Это правило спасает ссылки и позволяет менять структуру папок без переописания коллекции.
Что делать с избыточными полями
Поля, которые никто не заполняет, удаляются или переводятся в примечания. Избыточная схема выглядит солидно, но мешает работе. Схема должна соответствовать реальным задачам коллекции.
Итог по смыслу
Схема нужна не для отчётности, а для того, чтобы источник можно было найти и проверить через годы.
Итог по поддержке
Схема живёт, пока её проверяют и обновляют. Раз в квартал просмотрите список полей и отчёт о заполнении.
Чек-лист
- Обязательные поля заполняются всегда.
- Дата хранится началом, концом и точностью.
- Значения типизированы, списки заданы.
- Идентификаторы уникальны и устойчивы.
- Связи описаны ссылками.
- Права указаны для каждой записи.
- Заполнение проверяется регулярно.
Частые вопросы
Какие поля обязательны?
Идентификатор, тип, заголовок, датировка, место хранения, язык, права.
Как хранить дату?
Начало и конец диапазона плюс точность датировки.
Зачем списки значений?
Чтобы не появлялись варианты «фото» и «фотография».
Пример
В описи коллекции даты писались свободным текстом, и поиск по периоду не работал. После разделения на начало, конец и точность выборка за 1914–1918 годы стала занимать секунды.
Итог
Схема работает, когда обязательные поля заполняются всегда, значения типизированы, а заполнение проверяется.