Каталог произведений: структура записи
Одна запись — одно произведение; серии описываются на уровне группы. Смешение уровней ломает поиск: читатель получает то серию, то отдельный лист. Ниже — поля, атрибуция и проверка.
Запись и её границы
Одна запись — одно произведение. Серии и комплекты описываются на уровне группы с перечнем частей. Смешение уровней ломает поиск: читатель получает то серию, то отдельный лист.
Идентификатор
Устойчивый номер, не зависящий от места хранения. Он используется в ссылках и публикациях. После публикации номер не меняется: иначе ссылки перестают работать.
Автор и атрибуция
Имя автора в принятой форме, годы жизни, при необходимости — школа. Для спорной атрибуции указывается степень уверенности и основание. «Неизвестный мастер» — полноценная запись, а не пропуск.
Название
Название в оригинале и перевод, если нужно. Варианты названий фиксируются отдельно, чтобы поиск находил их. Название не заменяет описание сюжета.
Датировка
Год, диапазон или период с пометкой точности. Обоснование датировки хранится в примечании. Одна точная дата без основания хуже честного диапазона.
Техника и размеры
Формула техники по правилам каталога, размеры в сантиметрах, отдельно для изображения и для листа. Порядок единиц фиксируется. Размеры без указания, что измерено, бесполезны.
Провенанс
История владения со ссылками на источники. Каждое звено подтверждается документом или надписью. Предположения выносятся в примечание.
Публикации и выставки
Список публикаций и выставок со ссылками. Это поле повышает ценность записи для исследования. Оно же требует проверки: ошибочная ссылка расходится по каталогам.
Изображения
Ссылка на мастер-копию и на производные файлы. Указывается, с чего сделана съёмка. Изображение без источника происхождения не привязывается к записи.
Права
Статус произведения и статус изображения могут различаться. Указываются оба. Поле обязательно: от него зависит, можно ли публиковать репродукцию.
Связи
Части комплекта, парные работы, эскизы, копии. Связи оформляются ссылками на идентификаторы. Так произведение существует в контексте, а не изолированно.
Полнота
Обязательные поля заполняются всегда, даже если значение «не установлено». Пустое поле неотличимо от незаполненного. Пометка делает пробел явным.
Проверка
Регулярный отчёт: заполненность обязательных полей, дубликаты идентификаторов, записи без датировки. Проверка превращает схему в рабочий инструмент.
Публикация каталога
Публикуются только те поля, которые можно показывать. Служебные пометки и закрытые сведения скрываются. Правило публикации фиксируется до подготовки выгрузки.
Типичные ошибки
Свободный текст вместо списков, идентификаторы из имён файлов, отсутствие степени уверенности в атрибуции, размеры без указания объекта измерения, пустые поля без пометок.
Итог
Запись каталога готова, когда обязательные поля заполнены, атрибуция имеет степень уверенности, связи и изображения привязаны.
Справочники
Авторы, школы, места, техники, коллекции ведутся справочниками, а не свободным вводом. Справочник поддерживается одним человеком, изменения фиксируются. Это скучная работа, которая определяет качество поиска: без неё один и тот же автор встречается в каталоге в пяти написаниях.
Кто и когда заполняет
Запись создаётся при поступлении или при подготовке публикации, а не откладывается. Позже восстанавливать сведения дороже. Ответственный за запись известен, проверяющий сверяет обязательные поля и атрибуцию. Разделение ролей снижает число ошибок.
Публикация и выгрузка
Для публикации готовится отдельная выгрузка с сокращённым набором полей. Служебные пометки, внутренние комментарии и закрытые сведения не попадают в неё. Выгрузка проверяется на десяти записях до массового экспорта: потерянные поля обнаруживаются именно там.
Развитие каталога
Каталог редко бывает законченным. Планируйте регулярные пополнения и уточнения: новые атрибуции, найденные публикации, уточнённые датировки. Версии каталога фиксируются, чтобы публикации могли ссылаться на конкретное состояние данных, а не на «текущий каталог» без даты.
Итог по структуре
Структура записи должна выдерживать проверку через десять лет: поля понятны, значения типизированы, связи работают.
Связь с публикациями
Запись каталога и статья о произведении должны ссылаться друг на друга по идентификатору. Это удобно и для читателя, и для проверки: видно, какие сведения подтверждены, а какие уточнены позже.
Проверка на десяти записях
Заполните десять записей и попробуйте ответить на типовые вопросы: какие работы автора за период, что хранится в собрании, какие произведения связаны. Если ответ требует ручного просмотра, схема неполная. Пилот дешевле переделки сотен записей.
Что делать с утратами
Для утраченных произведений запись сохраняется с пометкой и сведениями о последнем известном местонахождении. Это важно для истории коллекции и для поиска по старым публикациям. Удаление записи об утрате стирает часть истории собрания.
Чек-лист
- Единица описания определена.
- Идентификатор не зависит от пути и файла.
- Атрибуция имеет степень уверенности.
- Размеры указаны с пояснением, что измерено.
- Провенанс подкреплён источниками.
- Связи и изображения привязаны по идентификаторам.
- Обязательные поля заполнены или помечены.
Частые вопросы
Что делать со спорной атрибуцией?
Указывать степень уверенности и основание.
Как записывать размеры?
Отдельно для изображения и для листа, в сантиметрах.
Можно ли оставлять поле пустым?
Нет, ставится пометка «не установлено».
Пример
В каталоге размеры указывали без пояснения, и для работ в раме было непонятно, что измерено. После разделения полей записи стали сопоставимы между собой.
Итог
Запись готова, когда обязательные поля заполнены, атрибуция имеет степень уверенности, связи и изображения привязаны.