Каталог фотоколлекции: структура и поиск
Коллекция без каталога — это папка с файлами. Каталог позволяет найти снимок по месту, дате, человеку или сюжету. Ниже — структура записи, поиск и проверка.
Зачем каталог
Коллекция без каталога — это папка с файлами. Каталог позволяет найти снимок по месту, дате, человеку или сюжету. Он же показывает, чего в коллекции нет, и помогает планировать пополнение.
Единица описания
Одна запись — один снимок или одна единица хранения. Для серий допускается запись на серию с перечнем кадров. Смешивать уровни нельзя: иначе поиск возвращает то серию, то отдельный кадр.
Структура записи
Идентификатор, сюжет, место, дата, автор, техника, состояние, права, связи, файл. Поля те же, что в описании отдельной фотографии, но в каталоге они обязательны для всех записей.
Идентификаторы
Номер не зависит от папки и файла. Он используется в ссылках и в названиях файлов. При переезде коллекции номера сохраняются, а пути меняются.
Имена файлов
Совпадают с идентификатором плюс номер кадра. Латиница и цифры, без пробелов. Единая схема позволяет автоматически сопоставить файл и запись, а значит — проверить комплект.
Поиск
Должен работать по месту, дате, людям и сюжету. Для этого поля должны быть типизированы, а не заполнены свободным текстом. Поиск по свободному тексту даёт пропуски.
Словари
Списки мест, авторов, техник, типов сюжетов. Словарь поддерживается и пополняется по правилам. Без него появляются варианты написания одного места.
Дубликаты
Один снимок может поступить дважды: из разных коллекций, в разном качестве. Дубликаты выявляются по сюжету и метаданным. Запись о дубликате сохраняется, а не удаляется молча.
Связи
Серии, альбомы, дела, выставки. Связи оформляются ссылками на идентификаторы. Это позволяет увидеть коллекцию как целое, а не набор разрозненных снимков.
Права
Условия использования указываются для каждой записи. Для публикации нужно отдельное подтверждение. Права на снимок и на изображённый объект могут различаться.
Объём
Каталог растёт быстрее, чем кажется. Планируйте объём и структуру заранее, чтобы не переделывать таблицу на середине. Разделение на основную таблицу и справочники упрощает поддержку.
Работа в команде
Каждый заполняет свою часть, проверяющий сводит. Правила заполнения записываются до начала. Иначе половина времени уходит на исправление форматов.
Проверка
Регулярно проверяйте: заполненность обязательных полей, дубликаты идентификаторов, соответствие числа записей числу файлов. Каталог без проверки постепенно расходится с коллекцией.
Экспорт
Каталог должен выгружаться в таблицу и в обменный формат. Проверьте экспорт до массовой работы. Потерянные поля обнаруживаются позже и дорого.
Публикация
Опубликованный каталог содержит только те поля, которые можно показывать. Персональные данные и служебные пометки скрываются. Правило публикации фиксируется заранее.
Типичные ошибки
Свободный текст вместо списков, идентификаторы из имени папки, отсутствие проверки, дубликаты без пометок, публикация служебных полей.
Итог
Каталог работает, когда записи типизированы, имена файлов совпадают с идентификаторами, а проверка проводится регулярно.
Соглашение о полях
Каждое поле имеет название, тип и правило заполнения. Соглашение хранится вместе с каталогом и не меняется без записи. Новый участник должен заполнять записи так же, как остальные.
Проверка перед публикацией
Просмотрите выборку записей на предмет ошибок и опечаток. Проверьте, что скрытые поля действительно скрыты. Публикация каталога — отдельный этап, а не автоматическое следствие заполнения.
Резервные копии
Каталог существует минимум в двух копиях, одна — вне рабочего компьютера. Экспорт в таблицу делается регулярно, чтобы каталог не зависел от одной программы.
Итог по поддержке
Каталог — это процесс: заполнение, проверка, резервные копии и обновление словарей. Без поддержки он устаревает за несколько месяцев.
Сроки и объём работы
Заполнение каталога занимает больше времени, чем оцифровка. Планируйте этапы: сначала минимальные поля, затем уточнение. Так коллекция становится доступной раньше, а детали дополняются постепенно.
Что делать с неопознанными снимками
Заведите отдельную группу «не определено» с описанием того, что видно. Не оставляйте запись пустой: по видимым деталям снимок можно найти позже. Периодически просматривайте группу.
Обучение нового участника
Покажите десять записей и попросите заполнить по ним новые. Расхождения обсуждаются сразу. Обучение на примерах быстрее, чем чтение инструкции, и выявляет непонятные места в правилах.
Итог по масштабированию
Каталог растёт партиями. Обработайте партию, проверьте и закройте её, затем переходите к следующей. Непрерывное заполнение без проверок накапливает ошибки.
Чек-лист
- Единица описания определена.
- Идентификаторы не зависят от путей.
- Имена файлов совпадают с записями.
- Словари мест и авторов поддерживаются.
- Дубликаты выявляются и помечаются.
- Поля типизированы, поиск работает.
- Каталог имеет резервные копии и экспорт.
Частые вопросы
Что является единицей описания?
Один снимок или одна единица хранения; для серий — запись на серию.
Почему имена файлов совпадают с идентификатором?
Это позволяет сопоставить запись и файл автоматически.
Что проверять регулярно?
Заполненность полей, дубликаты и соответствие числа файлов.
Пример
В каталоге на две тысячи записей нашлось триста дубликатов: снимки поступали партиями из разных источников. После введения проверки по сюжету и метаданным дубликаты перестали накапливаться.
Итог
Каталог работает, когда записи типизированы, имена совпадают с идентификаторами, а проверка регулярна.