Почему это отдельная задача
Увольнение — не просто отключение учётной записи.
В ящике остаются неоконченные обсуждения, контакты, документы и договорённости. Если закрыть доступ без передачи, организация теряет не только переписку, но и понимание, что происходило. Восстановить это потом почти невозможно.
За две недели
Практика: начать с инвентаризации.
Просмотрите папки и выпишите темы, которые в работе: с кем идёт переписка, чего ждут, что обещано. Список на одну страницу — основа передачи. Без него преемник будет читать сотни писем, чтобы понять текущее состояние.
Открытые вопросы
Практика: пять колонок.
Тема, контрагент, что сделано, что нужно, к какому сроку. Такой список читается за десять минут и позволяет продолжить работу без расспросов. Это главный документ при передаче, важнее самой переписки.
Контакты
Практика: выгрузить, но без лишнего.
Основные адреса контрагентов стоит передать преемнику вместе с контекстом: кто отвечает за что, какие договорённости действуют. Полную адресную книгу передавать не нужно: в ней много личного и неактуального.
Документы
Практика: вынести из ящика.
Договоры, счета, акты и другие файлы перекладываются в общее хранилище, а не остаются вложением в письмах. После закрытия ящика доступ к ним пропадёт. Выгрузка занимает время, поэтому её стоит начать заранее.
Общие ящики
Практика: снять доступ и проверить замену.
Сотрудник, уходящий из отдела, обычно теряет доступ к общему ящику. Нужно убедиться, что его вопросы подхватывает кто-то другой, иначе часть переписки останется без ответа. Проверка занимает минуту, последствия — недели.
Делегирование
Практика: отозвать всё.
Доступы к чужим ящикам, выданные сотруднику, действуют, пока жива его учётная запись. Если её отключают, они перестают работать, но лучше отозвать явно и зафиксировать. Так в реестре не остаётся «висящих» прав.
Пересылка
Практика: отключить, а не оставлять «на память».
Пересылка на личный адрес после увольнения — прямая утечка. Все перенаправления снимаются в день увольнения. Если нужно сохранить поток писем, используется общий ящик с ответственным, а не личный адрес.
Автоответчик
Практика: включить с новым контактом.
На период после ухода полезен автоответ с адресом отдела или именем преемника. Он помогает контрагентам, которые не знают о кадровых изменениях. Держать его долго не нужно: обычно достаточно месяца.
Пароли
Практика: не передавать ни при каких условиях.
Даже если преемник просит «просто сказать пароль», это неправильный путь. Доступ выдаётся правами, апароли меняются при увольнении. Иначе все действия в ящике выглядят как действия ушедшего сотрудника, и разобраться невозможно.
Последний день
Практика: короткий чек-лист.
Список открытых вопросов передан, документы выгружены, доступы к общим ящикам сняты, делегирования отозваны, пересылки отключены, автоответ включён. Шесть пунктов, каждый занимает минуты, но вместе они закрывают риск.
Что делать ИТ
Практика: следовать регламенту, а не памяти.
Учётная запись блокируется, ящик переводится в состояние согласно политике, права отзываются, запись в реестре обновляется. Регламент нужен именно потому, что в спешке забывается один из шагов, и обычно это пересылка.
FAQ
Удаляется ли ящик сразу? Зависит от политики организации.
Можно ли сохранить переписку? Да, через выгрузку или архивную копию.
Кто получает доступ к ящику? Только по решению руководителя и регламенту.
Как быть, если преемник ещё не назначен
Практика: передавать в общий ящик, а не «в никуда».
Если человек ещё не определён, переписка и список вопросов переходят ответственному за отдел. Тогда поток не останавливается, а преемник получит контекст позже. Оставлять ящик без владельца нельзя: письма продолжают приходить, но никто их не читает.
Что делать с календарём
Практика: не забыть про события.
Повторяющиеся встречи, созданные уходящим сотрудником, остаются и продолжают приглашать людей. Их стоит передать коллеге или закрыть. Проверка календаря на месяц вперёд занимает минуту и предотвращает серию встреч без организатора.
Почему стоит фиксировать передачу письменно
Практика: короткий акт на одну страницу.
Дата, список переданного, подписи двух сторон. Такой документ снимает вопросы через месяц: что было передано и что осталось. Формальность занимает пять минут, а споры о «мне это не передавали» исчезают.
Как поступить с личными письмами
Практика: удалить заранее.
Рабочий ящик не предназначен для личной переписки, но она там встречается. Сотруднику стоит почистить такие письма до передачи: это вопрос уважения к себе и к коллегам, которым достанется ящик. Проверка занимает полчаса и избавляет от неловкости.
Что учитывать при работе с внешними контрагентами
Практика: предупредить о смене контакта.
Письмо с новым адресом и именем преемника экономит время обеим сторонам. Без него часть контрагентов продолжает писать на старый адрес и получать автоответ. Уведомление делается до последнего дня, а не после.
Почему не стоит пересылать всю переписку преемнику
Практика: передавать темы, а не архив.
Тысячи писем в чужом ящике только мешают: в них сложно найти актуальное. Список открытых вопросов и доступ к нужным папкам полезнее, чем полная копия. Архив при необходимости остаётся у организации по регламенту.
Как проверить, что ничего не забыто
Практика: пройти по шести пунктам вслух.
Список вопросов, документы, общие ящики, делегирования, пересылки, автоответ. Проговаривание вслух с преемником занимает пять минут и выявляет то, что кажется очевидным, но не сделано. Именно так находятся забытые пересылки.
Как поступить при переводе внутри компании
Практика: передача нужна и здесь.
При смене отдела старые темы не должны тянуться за сотрудником. Список вопросов и передача доступа к общим ящикам занимают те же два дня, что и при увольнении. Разница только в том, что ящик остаётся, а часть прав меняется.
Что запомнить
Практика: контекст важнее архива.
Открытые вопросы, выгруженные документы и снятые доступы. Пароли не передаются, пересылки не остаются, а контрагенты узнают новый адрес заранее.
Итог
Передача начинается за две недели со списка открытых вопросов и выгрузки документов. В последний день снимаются доступы, делегирования и пересылки, а пароли не передаются никогда.