Доступный PDF из Word: теги, порядок чтения и проверка

Доступный PDF из Word: теги, порядок чтения и проверка

PDF кажется «готовым файлом»: он одинаково выглядит у всех. Но для экранного диктора это набор объектов, и если они не размечены, чтение превращается в хаос.

Разберём, как собрать доступный PDF из Word и как это проверить.

Почему обычный экспорт недостаточен

При сохранении в PDF структура может потеряться:

• заголовки становятся просто крупным текстом;
• списки — абзацами;
• таблицы — набором ячеек без связей;
• изображения — без описания;
• порядок чтения — случайным.

Экранный диктор в таком файле читает всё подряд или пропускает блоки.

Шаг 1. Подготовьте Word

1. Используйте стили «Заголовок 1», «Заголовок 2».
2. Оформляйте списки штатным инструментом.
3. Вставляйте таблицы, а не картинки таблиц.
4. Добавляйте alt-текст к изображениям.
5. Задавайте язык документа.
6. Проверьте порядок объектов.

Стили — главный инструмент: они переносятся в теги PDF.

Шаг 2. Добавьте alt-текст

• Правый клик по изображению → «Изменить альтернативный текст».
• Опишите смысл, а не внешний вид.
• Для декоративных элементов пометьте их как декоративные.
• Для схем перечислите ключевые элементы.
• Формулы дублируйте текстом, если это возможно.

Хорошее описание: «График роста нагрузки: три пика в декабре, марте и июне». Плохое: «картинка».

Шаг 3. Сохраните с тегами

В Word:

1. Файл → Сохранить как → PDF.
2. Откройте «Параметры».
3. Включите «Структура документа для обеспечения доступности».
4. Сохраните.

В Acrobat PDFMaker настройка называется «Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF».

Шаг 4. Проверьте теги

В Acrobat:

1. Все инструменты → «Подготовить для доступности».
2. «Автоматически добавить теги».
3. «Проверить доступность».
4. Откройте отчёт и исправьте замечания (Adobe).

Автоматическое тегирование не гарантирует правильный порядок — его нужно проверить.

Шаг 5. Порядок чтения

Порядок чтения — последовательность, в которой диктор обходит содержимое.

Проверка:

1. Откройте панель «Порядок чтения».
2. Пройдите документ по блокам.
3. Убедитесь, что колонтитулы не попадают в середину.
4. Проверьте, что подписи идут после рисунков.
5. Исправьте перетаскиванием.

Частая ошибка — двухколоночная вёрстка, которую диктор читает сверху вниз через обе колонки.

Таблицы

• Первая строка должна быть помечена как заголовочная.
• Не объединяйте ячейки без необходимости.
• Не используйте таблицы для вёрстки.
• Добавьте краткое описание, если таблица большая.
• Проверьте, что диктор называет столбцы.

Формы

• У каждого поля должно быть имя.
• Подсказки — не заменяют подпись.
• Порядок полей — логичный.
• Ошибки ввода описываются текстом.

Проверка результата

1. Откройте PDF с экранным диктором.
2. Пройдите по заголовкам.
3. Проверьте чтение таблицы.
4. Посмотрите список ссылок.
5. Убедитесь, что alt-текст читается.
6. Проверьте, что документ масштабируется до 200 %.

Официальные рекомендации собраны у Adobe и Section508.gov (Adobe, Section508.gov).

Что делать со сканами

• Распознайте текст (OCR).
• Проверьте слой текста.
• Убедитесь, что порядок чтения не «плавает».
• По возможности пересоберите документ из исходника.

Скан с распознаванием всё равно хуже «родного» PDF.

Заголовки и оглавление

• Каждый заголовок — стилем, а не жирным шрифтом.
• Один заголовок первого уровня на документ.
• Оглавление собирайте автоматически.
• Не пропускайте уровни.
• Проверьте, что оглавление попало в теги.

Правильные заголовки дают диктору карту документа.

Ссылки и сноски

• Текст ссылки должен быть понятен без контекста.
• Не пишите «здесь» и «подробнее».
• Сноски читаются в конце страницы — это нормально.
• Проверьте, что ссылки активны.
• Укажите, если ссылка ведёт на файл.

Массовая проверка

Если документов много:

1. Соберите список файлов.
2. Проверьте наличие тегов автоматически.
3. Отберите документы без тегов.
4. Проверьте порядок чтения выборочно.
5. Исправьте шаблоны, а не отдельные файлы.
6. Повторите экспорт.

Правка шаблона экономит дни работы.

Чего избегать

Не вставляйте текст в текстовые поля и не верстайте колонки таблицами. Не используйте сканы как основной формат. Не оставляйте пустые абзацы для отступов — они попадают в структуру и мешают чтению.

Проверка перед публикацией

• Откройте файл на телефоне.
• Пролистайте на максимальном масштабе.
• Проверьте, что ссылки работают.
• Убедитесь, что название файла осмысленное.
• Проверьте размер файла.
• Сохраните исходник Word.

Версии и обновления

• Храните исходник рядом с PDF.
• При правке экспортируйте заново.
• Не редактируйте PDF поверх старого файла.
• Отмечайте дату версии.
• Удаляйте устаревшие копии из LMS.

Так доступность не «сломается» после первого же исправления.

Метаданные

• Укажите название документа.
• Добавьте автора.
• Задайте язык.
• Не оставляйте «Document1».
• Проверьте заголовок в свойствах.

Метаданные видны в списке файлов и помогают найти материал.

Итог

Доступный PDF собирается в Word: стили, alt-текст, теги при экспорте и проверка порядка чтения. Это занимает 15–20 минут и снимает большинство барьеров для экранных дикторов.

Что делать с готовыми старыми файлами

• Проверьте наличие тегов.
• Оцените, есть ли исходник.
• Если исходник есть — пересоберите.
• Если нет — добавьте теги вручную.
• Для сканов выполните распознавание.
• Отметьте файлы, которые нельзя исправить.

Полностью переделывать весь архив не нужно: начните с материалов текущего семестра.

Чек-лист

1. Заголовки оформлены стилями.
2. Списки — штатные.
3. Таблицы размечены.
4. Alt-текст добавлен.
5. Теги включены при экспорте.
6. Порядок чтения проверен.
7. Документ прочитан диктором.
8. Масштаб 200 % не ломает вёрстку.

Частые вопросы

Достаточно ли автоматического тегирования?

Нет, порядок чтения и таблицы часто требуют ручной правки.

Нужен ли Acrobat Pro?

Для полной проверки — да. Бесплатные инструменты показывают часть проблем.

Что важнее: теги или alt-текст?

Оба обязательны: теги задают структуру, alt-текст — содержание изображений.

Можно ли исправить PDF без исходника?

Можно, но это дольше. Лучше править Word и экспортировать заново.